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安康市档案局关于印发《到期档案资料接收管理规定》等规范性文件的通知

浏览次数:  作者:   发布时间:2010-08-20 09:52  
 

安档发[201034

各县区档案史志局、市直各单位:

  为规范档案资料收集管理行为,加大安康特色文化档案资料收集管理力度,现将《安康市档案馆关于到期档案资料接收管理规定》、《安康市特色文化档案资料管理办法(试行)》、《安康市档案馆寄存档案管理办法(试行)》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。

                二00年八月十一日

                                    

      

安康市档案馆关于到期档案资料接收管理规定

 

第一章 总则

第一条 为依法、有序地做好到期档案资料接收工作,根据《档案法》、《陕西省档案条例》等有关规定,结合我市实际,特制定本规定。 

第二条 接收范围。市级各国家机关、团体,国有事业、企业单位(以下简称“移交单位”)。

第三条 接收内容。

(一)移交单位在公务活动中形成的保管10年的,具有永久、长期(30年)保存价值的文书、专业及电子档案。

(二)移交单位形成的反映本单位职能发展变化的,对国家、社会及个人有查考利用价值的图书、报刊和文件汇集资料。

(三)移交单位撤并、破产前形成的对国家、社会及个人有查考利用价值的各门类、载体的档案资料。

(四)市委、市政府承办重要会议、重大活动以及区域内重大自然灾害和突发事件形成的各种门类、载体的档案资料。

第四条 接收原则

(一)市档案馆应依法定期接收移交单位到期档案资料。

(二)合并单位合并前档案资料原则上应由档案馆接收。为了便于利用,也可由合并后单位接收保存。但必须交接清楚、手续完备,确保档案资料安全完整。

(三)撤销单位的档案资料应于撤销后6个月内接收进馆。

(四)各类临时性机构形成的种类档案资料,应在职能工作结束后3个月内接收进馆。

(五)凡接收进馆档案资料必须以全宗为单位进行规范整理,确保全宗内各门类、载体的档案资料,收集齐全,系统完整。

第二章 质量要求

第五条 以“卷”为单位整理归档的文书档案,依照《机关档案工作业务规范》(国档发[1987]27号)、《文书档案案卷格式》(国档发[1988]17号)和《安康地区文书档案案卷质量标准的若干规定(试行)》进行验收。基本要求是:

(一)按年度立卷。跨年度的来(去)文与复文,放在复文年立卷;没有批复的请示,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议放在开始年度立卷。

(二)组卷合理。卷内文件排列以事由为依据,保持文件之间的有机联系,同一事由文件不得分开立卷。件内文件排列,正件在前、附件在后,正本在前、定稿在后,批复在前、请示在后,转发文在前、被转发文在后。保管期限划分就高不就低;

(三)卷内文件应逐页编号,编号位置在正面的右上角、背面的左上角;

(四)卷内目录项目要填写齐全。备考表是用于对卷内文件归档情况备注说明的,要认真填写。若无情况说明,要将立卷人、检查人、归档时间填写齐全,明确工作责任。

(五)案卷装订前要去掉卷内文件金属物,对破损文件要修裱,采用左下对齐、32线左边装订。做到:装订线不压字、不掉页、不倒页。

(六)案卷封面项目要填写齐全,用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。案卷标题要简明确切地反应卷内文件内容,一般应包括作者、问题、文种三部分,文字简炼,按一段式书写。 

(七)案卷排列。以卷为单位整理时,案卷排列延续永、长混排。即永久在前长期在后。同一期限内档案按分类方案中规定顺序排列。

第六条 以“件”为单位整理归档的文书档案,依照《陕西省归档文件整理实施细则》、《安康市归档文件整理实施意见》(安档发[20049号)进行验收。基本要求是:

(一)装订。按“件”整理前应修复破损文件。永久、长期(30年)文件要去除金属物。件内文件排序为:正本在前,定稿在后,正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来(去)文在后。装订方法:我市普遍采取左上对齐、左上角加护角装订,左下对齐、左边装订;装订材料应符合档案保护要求。

(二)归档文件排列。归档文件的排列应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列。  

(三)档号编制。在归档文件首页上方空白处加盖归档章,并按要求编制档号。件内文件应按规定逐页编制页号。

(四)编目。应用档案管理软件系统或电子表格(EXCEL)编制归档文件机读目录,要求项目填写齐全,符合《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》要求。归档文件中需要备注说明的,应在目录中备注说明。编目结束后,除对其机读目录拷盘备份存储外,打印纸质归档文件目录3份,按期限-年度装订。

(五)装盒,按照室编件号先后顺序分别装入档案盒内,不要将同一事由文件分盒而装。归档文件装盒后,一定要填写盒面、盒脊和盒后备考表,注明盒内档案应备注事项,明确工作责任。档案盒上架排列按永久、长期(30年)、短期(10年)三条线单排。同一期限的档案盒按分类方案中规定顺序排列。为固定档案盒存放位置,盒号先用铅笔填写。

第七条 与归档文件同时形成的电子文件的接收要求。

(一)电子文件是指各单位应用计算机起草、修改、审定(签发)、印发文件过程中形成的可以数码形式存储于磁盘、光盘等载体、依赖计算机阅读、处理,并可在网络上传输的文件。它是机关文书档案的重要组成部分,应与其纸质文件一道整理归档。

(二)电子文件的整理归档方法,详见《电子文件归档管理规范(GBT188942002)》。结合我市实际,可进行初步整理:一是与纸质文件对照,鉴定为定稿文件;二是按年度、按发文字号顺序排列;三是编制电子文件目录;四是同时存储到计算机D盘、移动硬盘(U盘)中,并标明该电子文件的运行环境和打开方式。

  (三)为便于提供利用。在向档案馆移交以“件”为单位归档整理的到期纸质文书档案的同时,必须连同已归档的电子文件一并移交。

第八条 其它专业档案和图书资料,依照有关专业档案、资料管理规定验收。

第九条 检索工具接收要求

(一)移交以“卷”为单位整理归档的档案,同时接收纸质案卷目录2套、全引目录1套、机读目录1套(实行档案管理软件系统(或EXCEL)进行录入、拷盘)。

(二) 移交以“件”为单位整理归档的文书档案,同时接收纸质归档文件目录2套、机读目录1套(实行档案管理软件系统(或EXCEL)进行录入、拷盘)。

第十条 其它相关材料接收要求

(一)立卷说明。以文字来阐明该全宗档案立卷原则、方法及演变过程等情况。

(二)组织沿革。主要包括成立时间、原因,撤、并时间、原因,单位性质职能和隶属关系演变,内部机构和直属单位的设置及演变,单位负责人变化等。

(三)大事记。按时间顺序简明扼要地记述该立档单位工作活动中发生的重大事件。 

(四)全宗介绍。主要包括档案数量、完整情况,档案分类、整理和鉴定情况,档案内容,档案保护、抢救等情况。

(五)相应年度文件汇集1套(按年度、按发文字号排列)。

第三章 接收方式

第十一条 按计划依法接收。档案馆应制定到期档案接收计划,对市直机关单位保存满10年应移交的档案资料,依法下达接收通知,催促移交单位做好到期档案移交工作。

第十二条 按需要协商接收。

(一)市直机关单位需要提前移交档案资料的,应提交书面或口头申请。保管利用科根据库容和接收实际,在7个工作日内提出具体意见,经分管领导与主要领导商定后,给予答复。

(二)市直各主管部门的下属事企业单位,保存满10年的到期档案资料督查移交工作,由主管部门档案机构负责,原则上应按规定执行。为方便利用,若移交单位需要延期移交的,应向市档案馆提出书面申请,注明延期理由和移交计划,经审查同意后,可延期移交。

第四章 接收程序

第十三条 移交单位在移交档案资料前,应向市档案馆提出书面或口头申请。市档案馆应在7个工作日内派人现场检查验收,对符合进馆标准的全宗档案资料,可接收进馆;对不符合进馆标准的档案资料,责令移交单位整改完善后移交。

第十四条 移交档案资料时,交接双方负责人应当面对照档案资料目录,清点档案资料数量。确定无误后,交接双方负责人应在档案交接凭证上签字盖章。交接凭据一式两份,市档案馆与移交单位各留存一份。

第五章 附则

第十五条 本《规定》自印发之日起执行,由市档案馆负责解释。                

安康市特色文化档案资料管理办法(试行)

 

第一章 总 

第一条 为收集、保护、抢救、利用我市各个历史时期形成的具有地域特色的文化档案资源,根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》的有关规定,结合我市实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称安康特色文化档案资料是指我市机关、团体、企事业单位、其它社会组织以及个人在从事政治经济、科学文化、宗教事务及日常社会活动中形成、收藏的具有浓郁安康特色、反映安康自然人文历程、能够体现安康历史文化底蕴、有历史文化传承价值及资政育人作用,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、实物、声像等不同形式的历史记录。 

第三条 本办法适用于对安康市机关团体、企事业单位、其它社会组织和个人所有的安康特色文化档案资料的收集管理工作。

第四条 市、县(区)档案行政管理部门应依法加强本行政区域内的特色文化档案资料收集管理工作的领导。市、县(区)档案馆要建立健全安康特色文化档案资料收集信息源,确定专人负责安康特色文化档案资料的收集、征集工作;要鼓励广大文史爱好者,充分利用馆藏史料,编纂区域特色文化资料,传承、发展地方优秀文化。

第五条 各有关部门要加强对所属单位和个人保存的特色文化档案资料的安全管理工作进行督查指导;依照本办法,开展宣传动员,促进安康特色文化档案资料收集管理工作顺利进行。

  第六条 政府鼓励社会各界人士向市、县(区)档案馆捐赠反映安康特色文化的档案资料;其所需费用应纳入同级财政预算。

第二章 收集范围

第七条  反映历代安康人民生产、生活民俗、习俗文化等方面的记录。

第八条 反映安康特有经济、土特产品、特色饮食生产、加工等方面的记录。

第九条  反映安康水电、矿产开发等方面的记录。

第十条 反映安康生态旅游建设及旅游产品研制开发等方面的记录。 

第十一条  反映安康城市建设、重大活动、事件等方面的记录。

第十二条 反映安康古建筑的设计、修造、维护等方面的档案资料。

第十三条 反映具有代表性的安康龙舟节、茶文化节、菜花节等节庆文化方面的记录。

第十四条  反映历代安康文学创作、书画创作、出版、报刊等方面的手稿、字画、作品、出版物。

第十五条 反映安康汉剧艺术、说唱艺术、民间艺术等方面的剧本、剧照、创作、记录资料。

第十六条 反映安康佛教、道教、伊斯兰教、基督教等宗教、寺庙文化的记录资料。

第十七条 反映安康会馆文化的记录资料。

第十八条 记述安康历史面貌的各种版本的志书、族谱、家谱、村史、碑文、书刊、报纸等资料。 

第十九条 凡安康及安康籍知名学者、专家、艺术家及副市(师)级以上的领导人和获得国家级以上荣誉的体育、文艺明星、企业家的个人资料。

(一)反映名人生平历史的出生证、身份证、学生证、 工作证、履历表、申请书等资料;

(二)反映名人业绩的发言稿、出席会议的报告、典型演讲稿、论文、著作、学习笔记、各种证书、证章、奖品等资料; 

(三)社会对名人的评价材料和各种报刊、电视、广播等宣传媒介对其著作、作品、成就等的评价文章以及他人为其写的传记、回忆录、报告文学、事迹材料、追悼文章等资料;

(四)反映名人活动的照片、录音、录像资料;

(五)名人日记、书信、题词、遗言、遗嘱、委托书等资料。

第二十条 档案馆认定收集的其它档案资料。

第三章 收集方式

第二十一条 移交。属机关、团体、国有(含国有控股)事企业单位保存的特色文化档案资料属国家所有。保存单位应按有关规定,主动向市或县(区)档案馆移交。凡向档案馆移交特色文化档案资料的,应与档案馆办理交接手续。

第二十二条 捐赠。属于非公事企业单位、其它社会组织和个人所有的特色文化档案资料,所有者可自愿捐赠给市或县(区)档案馆保存。向市、县(区)档案馆捐赠特色文化档案资料的,由受赠档案馆委派专人办理捐赠手续,并可预约上门接受捐赠;捐赠后的特色文化档案资料属国家所有。 

第二十三条 寄存代管。属于非公事企业单位、其它社会组织和个人所有的特色文化档案资料,暂时不愿向档案馆捐赠的,可采取寄存和代管的方法交付档案馆代为保管、保护。寄存、代管档案其所有权不变。档案馆与档案所有者签订《档案寄存、代管协议》,明确相关事项(详见《安康市寄存档案管理办法》)。

第二十四条 征购。属于非公事企业单位、其它社会组织和个人所有的特色文化档案资料,所有者自愿转让的,市、县(区)档案馆通过鉴定,认为有征购价值的,在鉴定被征购物件的价值后,与档案资料所有者协商征购入馆。

第二十五条 复制。属于非公事企业单位、其它社会组织和个人所有的特色文化档案资料,所有者暂时还不便捐赠、转让和寄存、代管的,经所有者同意后,档案馆可通过复制、拍照、扫描等方法先收集其复制件。

第四章 管理

 第二十六条 市、县(区)档案馆成立特色文化档案资料鉴定鉴别领导小组,负责对收集到的各类特色文化档案资料进行鉴定审查。

第二十七条 市、县(区)档案馆对收集的特色文化档案资料应分类整理并永久保管。

第二十八条 各种门类、载体的特色文化档案资料的保管保护条件须符合相关要求。

第二十九条 属于非公事企业单位、其它社会组织和个人所有的,对国家和社会具有保存价值的特色文化档案资料,若因保管条件恶劣或其他原因可能导致档案资料损毁或不安全的,市、县(区)档案局依据《档案法》第16条规定,有权采取代为保管等保护档案完整与安全的措施;必要时可由档案馆收购或征购。

第三十条 安康历史博物馆、群艺馆、文化馆等专业馆以及有关文物保护单位保管的既属文物又属档案的,原则上由上述单位自行管理。档案馆和上述单位在档案的利用方面应当相互协作,可以交换档案的复制件、重复件及目录。如上述单位保管条件不具备,愿主动移交档案馆保管的,档案馆必须接收。

第五章 公布与利用

第三十一条  市、县(区)档案馆应通过网络平台,定期对外公布特色文化档案开放利用的目录,及时提供信息咨询。

第三十二条 凡向市、区(县)档案馆移交、捐赠、寄存代管特色文化档案资料者,对其档案资料享有免费利用权(工本费除外),并可对其中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。市、区(县)档案馆应依法维护其合法权益。

第三十三条 利用服务形式:

(一)提供特色文化档案资料阅览及咨询服务;

(二)联合开展特色文化档案资料研究等学术活动;

(三)开展爱国主义教育宣传及其他纪念活动;

(四)举办特色文化档案资料展览;

(五)依据国家有关规定,向境外提供特色文化档案阅览。

第六章 奖励与处罚

第三十四条 奖励。向市、县(区)档案馆捐赠特色文化档案资料的,受赠档案馆应颁发荣誉证书。并视其捐赠档案资料数量及珍贵程度报请同级人民政府予以表彰奖励。

第三十五条 有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门责令限期整改;情节严重的,对其责任人给予行政处分;构成犯罪的,移交司法机关处理:

(一)将公务活动中形成的应当归档的安康特色文化档案资料据为己有,拒绝交给本单位档案机构、档案工作人员归档的; 

(二)不按照规定向市、县(区)档案馆移交安康特色文化档案资料的;

(三)涂改、伪造安康特色文化档案资料的;

(四)未及时采取安全保护措施,致使安康特色文化档案资料损毁、丢失的;

(五)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  

第三十六条 本办法自印发之日起执行,由市档案局负责解释。

安康市档案馆寄存档案管理办法(试行)

 

第一条 为了充分利用档案馆现有条件,加强档案资源的管理,确保对国家和社会有保存价值的档案资料的完整与安全,主动服务安康经济社会发展。根据《档案法》、《陕西省档案条例》等法律法规,结合我市实际,制定本办法。

第二条 寄存档案的范围和原则。凡不属于市档案馆接收范围的中省驻安事企业单位、非公企业、其他社会组织和个人所有的具有永久、长期(30年)保存价值的各种载体形态的档案、资料,按照自愿协商原则的进行寄存、代管。

第三条 寄存档案的归属和权利。寄存的档案归寄存者所有。寄存者对其寄存档案享有免费利用权(工本费除外),并可对其档案中不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见和保密要求。市档案馆应尊重寄存者的意愿。

第四条 寄存档案的管理与保护。市档案馆对寄存档案的管理、保护,应与馆藏其它档案同等对待。安排专用库房、装具,具备“七防”要求,保障档案安全。

第五条 寄存档案的收费与服务。寄存档案的安全管理保护费用,根据寄存档案的数量、年限,经双方协商,按每年每卷(册)收取(以件为单位整理的,每10件折合1卷)。同时,市、县(区)档案馆向寄存者提供以下有偿服务项目:档案的整理、编目;档案的复制、修复;档案扫描处理及电子文件加工等。

第六条 寄存档案程序。档案寄存者应先向市档案馆领取《寄存档案申请登记表》,提出书面申请。经市县(区)档案馆审查同意后,寄存双方签订《档案寄存协议书》,明确寄存收费标准和赔偿标准。寄存者在交纳寄存费用并办理交接手续后,可将应寄存档案移交给市县(区)档案馆保存。

第七条 档案寄存期限。档案寄存期限由寄存者根据需要确定,但最短期限不得低于1年(不足1年的按1年计算)。

第八条 寄存档案的续存。档案寄存期满如需继续寄存,寄存者应在寄存期满前1个月内,与市县(区)档案馆续签寄存协议,缴纳寄存费用;如不需继续寄存的,应于寄存期满后1个月内取走所寄存的档案资料,并填写《寄存档案资料移出登记表》,办理移出手续。否则,市县(区)档案馆将按《档案寄存协议》中约定条款规定,对其所寄存档案进行自行处置(鉴定销毁或收为国有)。

第九条 寄存档案公布和利用。为维护寄存者的合法权益,确保档案安全,未经档案寄存者同意,寄存期内市档案馆不能擅自公布、复制、摘录或对外提供利用所寄存档案。凡查阅利用寄存者同意公开的寄存档案,需持有效证件(单位介绍信、身份证等)方可查阅。凡查阅利用寄存者未开放档案,须持寄存者同意利用的有效证明。

第十条 寄存档案的赔偿。市县(区)档案馆如因管理不善造成寄存档案损毁、遗失的,寄存者有权要求赔偿。赔偿标准按《档案资料寄存协议》中约定的条款执行。但因重大自然灾害等人力无法抗拒的原因,造成寄存档案的损毁、遗失的,市县(区)档案馆不承担赔偿责任。

第十一条:本办法自印发之日起执行,由安康市档案馆负责解释。