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关于档案中介机构专项执法检查和档案管理备案进展情况的通报

作者:   发布时间:2020-07-29 17:25  
 

    市委和市级国家机关各部门,各人民团体,中省驻安各单位,各档案中介服务机构:

    7月16日至20日,市档案局组织对已备案档案中介服务机构进行了专项执法检查,现将执法检查以及有关备案要求落实情况通报如下:

    一、基本情况

    截至目前,3家市级单位档案人员变更向市档案局备案,市档案局批复《归档范围和保管期限表》24家。已备案档案中介服务机构7家均正常开展服务,已知13家市级单位通过购买服务开展档案整理。

    二、存在问题

   (一)备案管理方面

    1.《文件材料归档范围和保管期限表》编制工作进展缓慢。截止目前,28家市直单位完成编制工作,尚未有市直部门将已批复的直属单位《文件材料归档范围和保管期限表》向市档案局备案。

    2.档案人员变更备案意识不强。

   (二)档案服务外包方面

    1.市级单位采取服务外包解决档案需求的,2家单位按照《安康市档案服务外包工作实施细则》向市档案局备案,其余经催促提醒后办理备案。备案内容限于文书档案整理,其他门类档案整理、纸质档案数字化等未有备案信息。

    2.部分市级单位档案服务外包场地、保密等安全要求落实不到位,有将文书档案打包打捆交放至中介机构场地进行整理现象,个别有涉密档案交由中介机构整理的问题。

    3.个别档案中介机构存在虚报备案信息、漏报服务情况等问题,有违规将档案接至中介机构场地管理的现象。

    三、工作要求

   (一)加强对档案安全工作的领导。各机关企事业单位要强化对档案安全工作的领导,严格按照档案法律法规以及国际档案局《档案服务外包工作规范》《安康市档案服务外包工作实施细则》等要求,扎实落实预防为主、综合治理的档案安全管理原则,管控、整治档案安全隐患。在档案服务外包中,要始终做到服务外包、安全责任不外包,对档案安全全程监控,落实场地监控设施、人员监管、服务资质审核、保密管理等措施,严禁将档案送至中介机构场地整理管理,确保档案实体和信息安全。

   (二)严格落实档案备案管理措施。开展档案服务外包、档案人员更迭、《归档范围和保管期限》等重要档案管理制度、情况审核备案,是档案法律法规的明确的工作措施,是新形势下应对机关单位人员更迭频繁、档案门类多样、档案规范繁多等特点的具体措施,对于强化前端控制、过程监管具有重要意义。各机关企事业单位要明确专人负责,确保应备尽备。

   (三)进一步规范档案服务外包行为。各机关企事业单位要强化对《安康市档案服务外包工作实施细则》等标准规范的落实,规范做好档案服务外包工作。各档案中介机构要加强档案标准规范学习,充分认识档案法律法规的严肃性和现实意义,自觉约束、配合做好档案服务外包中各项安全措施的落实。各档案中介机构要组织职工学习档案业务,熟悉档案服务需要掌握的要求和标准,积极观看收看市档案局在安康档案信息网发布的培训视频,不断提高服务能力和服务意识。

    附件:1.市级单位档案工作信息备案进展情况

    2.对档案中介机构专项执法检查反馈问题清单

安档函【2020】29号.doc