第一章　　总　　则

　　第一条　　为了加强行政村档案管理工作，充分发挥档案在行政村各项工作中的作用，更好地为发展农业生产，繁荣农村经济和村民服务，根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及国家关于档案工作的有关规定，特制定本办法。
　　第二条　　本办法所称的行政村档案，是指解放后各历史阶段村级机构(初高级社、生产大队、革委会、村委会〈下同〉)及村民从事政治、经济、科学技术、生产管理、文化、教育、计划生育、村民自治等活动直接形成的对国家、集体和社会有利用价值的各种文字、图表、帐册、声像等不同载体形式的历史记录。
　　第三条　　行政村所有的档案，是行政村全部工作活动的真实记录，必须实行集中统一管理。
　　第四条　　档案工作是行政村党组织、村委会重要的基础工作之一，是小康村建设的一个重要组成部分，必须纳入行政村整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
　　小康村考核验收命名，必须同时验收行政村的档案工作，具体标准另文下发。

　　第二章　　人员及其职责

　　第五条　　行政村档案工作应在村党支部和村委会统一领导下，由村委会主任或党支部书记分管，在村委会下设综合档案室。小村或暂不具备条件者，不作强求统一。
　　第六条　　行政村档案工作应由村文书或会计兼任，规模较大的行政村可选配专职档案人员，并保持相对稳定。
　　第七条　　专兼职档案人员职责
　　(一)制定行政村档案工作的规章制度，并予以落实；
　　(二)负责收集、整理、鉴定、统计、保管全村的各类档案及有关资料，履行对村属企业等档案工作的指导监督职能；
　　(三)负责编制检索工具，编辑本村档案参考资料，积极开发档案的信息资源，为全村各项工作服务，为村民服务；
　　(四)主动向分管领导请示、汇报档案工作，征求村民对档案工作的意见，提出改进办法，逐步实现档案管理科学化，业务建设规范化；
　　(五)接受各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

　　第三章　　经费、库房和设备

　　第八条　　行政村档案工作所需经费，村委会要列入预算，统筹解决。各村根据具体情况，确定档案工作人员的误工补贴，给予合理的劳动报酬，以便调动他们工作积极性和主动性，自觉地做好村级档案工作。
　　第九条　　凡有公房的村委会，应有专用的档案库房；条件暂不具备的村委会，应配备专柜存放档案，达到保管安全，利用方便的要求。

　　第四章　　文件材料的质量要求和归档范围

　　第十条　　行政村各项管理工作，重要活动，党政会议，尤其是土地承包、流转等都应有完整、准确、系统的文件材料或文字记载。归档的文件材料应字迹清楚，书绘工整，签字盖章，手续完备。禁止用铅笔、园珠笔、红墨水和复写纸书写。
　　第十一条　　凡是反映行政村和行政村所属的企业、事业单位，经济合作组织在生产和各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种不同形式的文件材料，均应归档保存。归档范围如下：
　　(一)行政村党支部在日常工作、党员活动和干部管理中形成的会议记录，工作安排，总结报告，花名册，机构设置，启用印信，干部任免(选举)，奖惩等文件材料；
　　(二)行政村的妇女工作，计划生育管理、“五好家庭”、“十星级文明户”命名等精神文明建设方面的材料；
　　(三)村委会(原生产大队，下同)在行政事务管理工作中形成的工作安排、总结、各种统计报表、村规民约、规章制度、会议记录等；
　　(四)村委会在生产管理活动中形成的三秋、三夏、种子管理、蔬菜生产、果林栽培，多种经营的文件；
　　(五)行政村的收益分配方案、农业税、公购粮和钱物征收、农民负担登记、统计等材料；
　　(六)关于本村村名、区划、村史、历史沿革、大事记、风土民俗等文件材料；
　　(七)行政村的民事调解、综合治理、治安保卫、户口登记、救灾抚恤及文教卫生等活动中形成的文件材料；
　　(八)本行政村区域面积、基本建设、村容治理、规划、改造、修建、地下管线埋设、村办企业用地的报告、批复、图纸；
　　(九)各个历史时期形成的土地、房产使用权证书存根、土地征用、村民宅基地及经济庭院划拨、房屋租赁、各类承包登记、合同书、批复；
　　(十)行政村各项重大活动、会议形成的文字、声像材料；领导人视察参观题词留言及荣获的各种奖状、锦旗、奖品、证书等；
　　(十一)上级机关下达的涉及本行政村的年度生产任务、计划、农业税指标以及针对本村工作的指示、批复；
　　(十二)行政村在财务管理中形成的各种会计报表、帐簿、凭证、其它(如接交手续、移交清册)等材料；
　　(十三)村办企业、事业单位形成的重要文件材料；
　　(十四)其它具有保存价值的文件材料。

　　第五章　　档案的整理

　　第十二条　　初步建档的行政村，应按照行政村档案的归档范围把各个历史阶段形成的文件材料收集齐全、完整、系统整理，任何人不得将档案资料据为己有，更不能拒绝归档。
　　第十三条　　文书材料的分类与组卷。
　　一、分类方法
　　行政村文书档案原则上应采取“年代(历史阶段)——问题”分类法分类。其类目设置可参照附表〈一〉。
　　行政村可视具体情况，材料的多少等酌情增设或合并类目。
　　二、组卷方法
　　1、分年度　　将收集积存的文件材料按形成或针对的年代分开，同一年代文件集中。
　　2、分开党政级别　　将同一年度文件按其作者之间的关系分成党委(总支、支部)文件；行政文件，如村委会，乡政府。把同一事情，联系紧密的文件，如上级批复、本级请示、村民的申请放在一起。
　　3、分问题　　将本年度文件按其内容所反映的问题分开。
　　4、组合　　对前面已分开的文件，对照分类表，根据文件材料的多少，以问题特征为主，结合运用时间、名称等特征组成案卷。同一问题形成的材料多，可单独组成一卷或若干卷，材料很少，可在同类目里将相关问题的文件材料合并组成案卷。对积存文件材料的整理，如形成收集的材料太少，按年度结合问题的方法组卷不适宜，也可以跨年度结合问题方法组卷，但不可过份拉长时间，跨越历史阶段。可以国家通称的“五年计划”作为整理档案的时间划分。即把每一个五年计划的五年内文件，按上面所说的“年代”来看待，保持档案整理的规律性。案卷厚度以1厘米左右为宜，保管期限以卷内文件中划限最高者为准。
　　第十四条　　卷内文件排列与编目
　　(一)卷内文件材料的排列，按重要程度排列，其顺序是：正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；批复在前，请示在后；其他文件材料依形成时间先后排列。
　　(二)填写卷内文件目录
　　1、以卷为单位，对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯数字顺序编写页号。一卷一个流水号，均从1开始，有多少页编多少号。
　　2、卷内文件目录按卷内文件材料的排列顺序和内容填写，卷内目录放在卷内首份文件前边。目录项目及填写方法：
　　第一栏，顺序号：以文件材料排列先后顺序逐件流水编号填写。
　　第二栏，文号：填写文件制发机关的发文字号。
　　第三栏，责任者：填写文件材料的署名者(指制发文件单位名称，不是制文件者个人)，如“××村村委会”、“××乡党委”，未署名的，应制定责任者。
　　第四栏，题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。
　　第五栏，日期：文件的形成日期。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的数字右下角加“?”号。
　　第六栏，页号：填写文件所在位置的首页号，最后一份文件填起止页号。
　　第十五条　　案卷的装订
　　卷内文件应取掉金属物；破损文件材料应进行贴补；左、下边取齐；棉线或腊光线打三孔装订，线不露面，卷平，有楞角；装订不漏页，无压字，不妨碍阅读，不损坏文件。
　　第十六条　　填写案卷封面(见附图)必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。项目及填法：
第一栏，全宗名称：填写立档单位全称或通用简称，应准确反映卷内文件材料所属历史阶段当时的单位称谓。全宗名称由县(市)、乡(镇、办事处)和行政村名组成。如“安康市恒口镇高剑村委员会”。
　　第二栏，类目名称：应按统一的分类方案，填写一级类目名称。如“党群类”、“统计类”。
　　第三栏，案卷题名：即案卷标题，案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关(2—3)个，问题(内容)、文种(如通知、批复、记录)，文字应力求简练、明确，以不超过50字为宜。
　　第四栏，时间：卷内文件所属的起止年月。
　　第五栏，保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。
　　第六栏，件、页数：填本卷内文件份数和按顺序填写最末一张页码。
　　第七栏，档号：是管理人员在管理档案过程中赋予每个案卷的编码。其中包括全宗号、目录号、案卷号和张页号(卷内目录填写过)。行政村档案案卷封面不编全宗号(暂空)。目录号是与案卷目录相对应的目录号，即该卷被某一本案卷目录收容，其目录编几号，该卷的目录号填几。案卷号是在本档案室内案卷排列固定后，编定的唯一案卷的编号，操作时，可从档案内容最早的卷起，从“1”顺序下排，流水编号。
　　第十七条　　案卷排列与编目整理成品卷后，按年度或历史时期(指按历史时期整理)，把每个年度或历史时期内同一类目的案卷进行集中排列，相关案卷放在一起，然后按年代或历史时期顺序把所有各年度的档案依次顺序后排。
案卷排列定位后，即可编写案卷目录。
　　填写案卷目录应注意，每个年度或历史阶段的档案案卷目录填完后要留有空行，在编写案卷目录中，每类内案卷前另行写清类名。如：单独一行写“党群类”，另行写1号卷、下行写2号、3号、……9号；单独一行写“行政类”，另起行写10号卷、11号卷、……20号卷；单独一行写“农业土建类”，另行起21、22号……。
　　第十八条　　会计材料的立卷归档
　　会计档案的立卷归档范围是会计报表、会计帐簿、会计凭证等会计核算专业材料。至于财会工作的政策、制度、计划、报告都不属于会计档案，应按照文书档案整理办法执行。
　　(一)会计档案的整理
　　行政村每年形成的会计档案，都应由村会计按照归档要求，负责立卷或装订成册。对以前积存的会计档案，原则上保持原卷册的封装，如果个别需要拆封重新整理的，村会计应会同原经办人共同拆封整理，以分清原则。原经办人不在的，应在村支书、村长的监督下，拆封整理。
　　(二)会计档案分类与立卷
　　会计材料的分类要按照会计文件材料形成的规律和本身固有的特点，从本村会计工作的具体情况出发，一般采用年度——形式(名称)分类法。即：把一个年度形成的会计档案分为报表、账簿、凭证三大类，然后再按保管期限分别组织保管单位(卷、册)具体组卷方法如下：
　　1、会计报表。按年度组卷。将年报、季报、月报分开，如果数量少时，可把年报、月报合并组卷，也可按报表名称或问题分别组卷。报表的立卷要区分不同保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。卷内应填写卷内目录，并按规定拟写案卷题名，填写封面栏目(方法同文书档案)。
　　2、会计帐簿。按帐簿名称，在年终结帐、决算后整理组卷。对死页帐，应保持原来面目，不必拆去年空页；对活页帐，应去掉空白页，把已记帐的帐页依次编号，加上帐簿封面，装订成册。3、会计凭证。记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证号顺序，以凭证数量的多少分为若干册，按日、旬、月整理装订成卷。一般每卷的厚度不超过2厘米，去掉金属物，编上页号，加上封面封底，左上边取齐，棉线三孔，装订结实、整齐、美观。
　　(三)案卷排列与编目
　　1、案卷排列方法：(1)村会计档案较少，可采取用年度——类别排列。即把一年的会计档案按报表——帐簿——凭证统一排列，然后再按年度的先后排列；(2)会计档案数量较多的村，可采用类别——年度排列。即按报表、帐簿、凭证三类分开，按年度内时间先后进行排列。两种方法选一种，要注意方便适用，选定后不要随意变动。
　　2、编目：会计档案应编制案卷目录，编目要与会计档案的排列、编号一致，有利于保管和利用。
　　对于凭证、帐簿、报表封面上原有项目没有填清填全的，要补填清楚。过去没有在凭证、帐簿、报表的封面上设计档案号的，在整理后应分别套上凭证、帐簿档案袋(盒)，并填写各项目。

　　第六章　　档案的管理和利用

　　第十九条　　对国家规定的应归档的材料，必须定期归档，集中管理，任何个人不得据为己有。每个行政村为一全宗立档单位，所形成的全部档案为一个全宗。村办企业单位能构成立档单位的，档案可参照《乡镇企业档案管理办法执行》。不能构成立档单位的档案由村档案室或档案人员集中统一管理。
　　第二十条　　村委会或者档案室应当建立科学可行的管理制度，便于档案的利用；配置必要的柜(箱)。
　　第二十一条　　档案室应采取必要的防盗、防火、防鼠等措施。档案员要对所存档案资料的保管情况定期检查，发现问题，应及时采取补救措施，确保档案的安全。
　　第二十二条　　建立查、借阅档案制度和借阅档案登记簿、利用效果登记簿，严格履行审批手续。
　　第二十三条　　查借阅档案人员，必须要爱护档案，不得随意拆卷、抽页、画圈、剪裁、污损档案，如有丢失或破坏，根据情况酌情处理。
　　第二十四条　　行政村撤并后，档案应整理移交给合并后新的村文书或档案室保存；档案员工作变动，必须办理档案交接手续，由村主管领导监交。

　　第七章　　档案的鉴定和销毁

　　第二十五条　　行政村档案的保管期限分为永久、长期(16年—50年)，短期(15年以下)三种。这三种保管期限的划分界线，可参照附表(一)。
　　第二十六条　　　对超过保管期限的档案，应统一进行鉴定，失去保存价值的，应由村文书填写销毁清册，由主管档案的领导审查同意后销毁，未鉴定和批准，不得销毁任何档案、资料。

　　第八章　　附　　则

　　第二十七条　　本办法适用于行政村档案管理范围。如与上级颁发的有关行政村档案管理规定抵触时，按上级规定执行。
　　第二十八条　　本办法由安康地区档案局负责解释。
　　第二十九条　　本办法自颁布之日起试行。