安档发［2010］55号

各重点项目单位、各重点项目建设主管(责任)部门、各县（区）发改委、档案史志局：

2010年9月至11月，安康市档案局、安康市发改委联合市级重点项目责任主管部门先后对城区部分市级重点项目建设档案管理情况开展了检查，按照属地管理原则各县区档案史志局、发改委对分布在各县区的市级重点项目建设档案进行同步执法检查，现将执法检查情况通报如下：

一、执法检查基本情况

此次检查，分市、县区两级安排了102个续建项目和新建项目，实际检查项目80个，其中市级25个项目，各县区检查项目55个。整个检查工作进展顺利，总体情况良好。

市级重点项目建设责任主管部门非常重视，全力支持。各责任主管部门接到通知后，迅速安排专人、车辆配合执法检查工作，及时通知项目建设单位和业主进行自查，上报检查材料，配合执法检查组很好地完成了执法检查任务。象市发改委、市住建局、市工信局、市高新区管委会、市商务局、市卫生局、瀛湖干道指挥部等部门主动与检查组联系，商议检查安排事项、派出专人，安排专门车辆陪同检查组全程检查。这次市级安排检查项目37个涉及14个责任主管部门，共完成了25个项目检查任务，占市级安排检查项目数的68%，未检查的12个项目属新建项目初期和立项而未开工的项目。

各县区档案史志局、发展计划局积极响应，认真配合。市上文件下发后，各县区档案史志局、发展计划局迅速成立了联合检查组，按照执法检查内容、要求及时进行安排部署，在重点项目建设单位和业主自查的基础上，集中检查55个重点项目，检查覆盖面达到84%。

各重点项目建设单位和业主自查认真，不走过场。各受检单位接到通知后，都能按照文件要求，对照检查内容认真的开展自检自查工作，对自检自查出来的问题，及时进行了纠正和整改。安康城区廉租房建设项目、西坝防洪保安工程、安康市城市天然气管网建设项目、汉城国际商贸步行街项目、安康市满意建材市场项目、市人民医院医技大楼、市中医院门诊综合楼、瀛湖干道项目、市工信局负责的5个在汉滨区建设的重点项目、市文化文物广电局负责的安康文庙恢复项目、高新区管委会所属项目多次与项目责任主管部门、城建档案馆和市档案局联系，咨询档案收集、整理、归档和验收等问题，积极寻求指导帮助。同时，认真准备文字汇报材料，做好迎检工作。一些项目单位、业主主要负责同志亲自汇报项目档案工作情况，听取检查组对下一步档案管理工作的意见和建议。

重点项目建设单位、业主较好地落实了档案管理机构和档案管理人员及职责。多数建设单位和业主对档案法律法规有一定的了解，将项目档案工作基本纳入项目法人责任制、招投标制、工程监理制和合同管理制，档案的收集、归档与工程建设基本做到了同步。有的还建立了与项目管理基本相适应的项目档案工作机构，安康市环城干道江南段项目、安康城区西坝防洪保安工程项目还设立了专门的档案室，多数项目都在项目综合部、各业务工程部、财务部设立了档案专柜。明确了项目档案工作的分管领导，配备了专（兼）职档案管理人员，明确了专兼职档案管理人员和各工程部门负责档案收集归档人员的职责。项目档案工作经费得到保障。

档案资料的收集、积累基本齐全。从检查的80个重点项目建设档案管理情况看，多数项目建立了档案管理制度，如《档案收集归档制度》、《档案利用制度》、《档案安全保密制度》、《档案查、借阅制度》《档案人员岗位职责》、《各业务工程部门档案材料员职责》等。大部分项目能够按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行项目文件材料收集、归档和整理。应归档的项目管理、设计、施工、监理、竣工等项目文件材料和反映项目建设情况的声像、电子、财务等项目档案收集、归档比较齐全完整，项目文件材料内容及变更内容真实准确，为工程建设、管理施工、项目检查、财务检查、审计、协调建设单位与施工单位关系发挥了良好的作用。

检查的80个重点建设项目单位和业主，能够按照《重大建设项目档案验收办法》的要求，认真填报了《安康市重点建设项目档案管理情况登记表》，明确了项目档案目标管理责任，明确了日常监督指导单位，明确了项目验收前档案专项验收要求。

二、存在的主要问题

重点项目建设档案工作发展不平衡。一些责任主管部门和项目建设单位、业主对重点建设项目档案工作重要性认识不够到位，表现到档案管理上参差不齐。由于投资主体的多元化，建设单位、业主重建设，轻管理，对项目档案工作没有给予应有的重视，没有建立应有的档案管理制度，没有把档案工作纳入项目有关领导、人员的岗位职责，没有在项目合同中明确规定项目档案归档、验收要求，没有纳入工程建设的各个阶段和环节。甚至对档案部门的监督指导和执法检查以工作忙、没时间、保护投资环境和项目业主利益等借口推诿、拖拉，不予配合，工作不能形成良性互动。

档案人员专业技能普遍欠缺。大多数项目档案管理人员文化程度较高，但缺乏项目档案管理基本的基本技能，不知道如何开展档案的收集、整理工作，更不知道对项目建设勘察、设计、施工、监理、竣工验收等文件形成、积累、整理、归档的情况进行监督、检查与指导。    

重点项目建设档案工作整体监管力度不强。一是项目建设单位、业主自我约束不力，要求不高。有的项目存在档案资料收集不齐全、不完整、不准确、整理不规范等问题，如隐蔽工程、监理资料较少；有的项目档案资料移交手续不全；有的项目建设中的音像材料较少；有的项目材料存在复印件较多等现象；多数项目都没有向主管或档案部门登记以及申请档案专项验收。二是项目责任主管部门监管工作不到位。对项目建设、进度监管的多，对项目档案管理询问的少，甚至在项目竣工验收时不通知档案管理部门进行档案专项验收。三是档案行政管理部门监督、执法措施不强。尽管法律法规、规范性文件明确规定了档案行政管理部门在项目档案上的监督管理和专项验收的职责，但这些制度一直没有得到很好的落实。

三、今后工作的意见

（一）档案行政管理部门和项目责任主管部门要进一步加大档案法规的宣传贯彻力度。

要通过学习、宣传、贯彻《档案法》、《陕西省档案条例》、《重大建设项目档案验收办法》等法律法规，增强项目主管部门和各项目单位的档案法治意识，规范项目档案验收程序，严格项目档案验收标准，确保项目档案的齐全完整。

要进一步健全制度，完善管理机制。要建立健全重点建设项目档案管理制度，确保档案工作有序、规范运作。各项目主管部门和建设单位、业主要健全各项规章制度，严格按照制度执行，将重点建设项目档案工作纳入依法规范管理的轨道。

要进一步强化考核，规范档案管理。要明确项目法人、建设单位项目档案工作责任，完善领导的岗位责任制和对相关档案人员的考核机制，要把档案工作列入有关人员和部门的工作考核中。档案人员要强化自身的业务素质，尽快提高自己的档案工作水平，以确保项目档案的规范化管理。

（二）依法加强对项目档案工作的领导，把项目档案工作纳入项目管理工作之中，落实人员，落实职责，确保档案工作与建设项目同步进行。

要积极构建以项目法人为主体的项目档案管理机制，把档案工作纳入“项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制”中，在项目的招投标和各单位签订合同时，设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任，确保重点建设项目档案资料收集齐全、规范管理。

要进一步健全机构，落实具体人员。积极构建重点建设项目档案工作机构。一是建立重点建设项目档案工作领导小组，把档案工作列入领导议事日程，落实人员，落实责任，落实经费，强化监管；二是建立重点建设项目档案工作网络，明确责任主管部门和项目建设单位、业主在项目档案管理上的职责，对项目档案实施全程监督管理，努力形成条块结合、分工协作的工作局面；三是落实相关人员，主动为重点工程项目档案管理搞好指导服务，使得重点建设项目监管验收工作得到较好落实。

（三）要认真落实重点项目建设档案登记和专项验收制度。

市、县区档案行政管理部门、项目主管部门的档案机构要做好市、县区重大建设项目档案登记的组织、指导、监督工作，项目单位要积极、主动向档案部门申报，在项目开工后6个月内和每年12月底前报送一次《安康市重点建设项目档案管理登记表》，共同做好项目档案登记工作，便利档案部门及时监督、指导。

市、县区重点项目建设单位、业主要依法严格执行档案专项验收制度。要严格按照《档案法》、《陕西省档案条例》、《重大建设项目档案验收办法》等法律法规的规定，在工程竣工验收前依法向项目主管部门和市、县区档案局申报档案专项验收，档案验收由档案主管部门主持，由有关专家组成专家组作出验收结论。

各项目建设单位要督促项目勘察、设计、施工、监理单位在工程建设中严格按照国家有关规定制发文件数量和质量。各勘察、设计、施工、监理单位应当按照国家规定，及时做好工程建设文件材料的形成、积累、整理和归档工作。向建设单位移交档案时应当编制移交清单，办理移交手续。

（四）市、县区档案局、发改委和项目主管部门要进一步加强监督、管理，把重点项目建设档案管理作为一项基础管理和确保项目建设质量的大事，牢牢抓在手上，对于违反档案法律法规的单位，要依法进行处理。

安康市档案局  安康市发展和改革委员会

                        二0一0年十二月二十八日