安康市档案局保利信息科科长　许晓红

接收范围：

安康市市级各国家机关、团体，国有事业、企业单位。

接收内容

1、进馆档案必须以全宗为单位，列入我馆接收范围的具有永久、长期（30年）保存价值的档案，自形成之日起满10年，按规定向档案馆移交。

2、凡反映本单位主要职能活动（包括各专业业务活动）具有科学历史研究价值的各种载体档案，均应收集齐全。

3、撤销、破产单位应将本单位全部档案（包括各种门类、各种载体的档案）及资料按规定向档案馆移交。

  4、承办全市重要会议和重大活动以及区域内重大自然灾害和突发事件形成的各种门类、载体的档案资料。

接收原则

（一）市档案馆应依法定期接收移交单位到期档案资料。

（二）合并单位合并前档案资料原则上应由档案馆接收。为了便于利用，也可由合并后单位接收保存。但必须交接清楚、手续完备，确保档案资料安全完整。

（三）撤销单位的档案资料应于撤销后6个月内接收进馆。

（四）各类临时性机构形成的种类档案资料，应在职能工作结束后3个月内接收进馆。

接收进馆档案主要标准

（一）必须保持全宗的完整性

 一个机关或单位形成的全部档案（包括各种载体的档案）应作为一个全宗，统一接收进馆，不能人为地分割、分散。

（二）分类清楚，前后一致

1、一个全宗应执行统一的分类方案，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。

2、全宗内文书档案分类方法一般采用年度——组织机构（或问题）分类。会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准。

（三）保管期限划分准确

进馆档案必须是永久、长期（30年）档案，对短期(10年)必须经过鉴定，将鉴定后上升的档案归入相应的档案。

（四）执行国标，确保质量。全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。

1．文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

2．同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；

3．跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；

4．产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；

5．录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；

6．文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。

与归档文件同时形成的电子文件的接收要求。

（一）电子文件是机关文书档案的重要组成部分，应与其纸质文件一道整理归档。

（二）电子文件的整理归档方法 ：结合我市实际，可进行初步整理：一是与纸质文件对照，鉴定为定稿文件；二是按年度、按发文字号顺序排列；三是编制电子文件目录；四是同时存储到计算机D盘、移动硬盘（U盘）中，并标明该电子文件的运行环境和打开方式。

（三）为便于提供利用。在向档案馆移交以“件”为单位归档整理的到期纸质文书档案的同时，必须连同已归档的电子文件一并移交。

检索工具

全宗内所有档案门类要编制案卷目录(文书档案以件归档整理的提供归档文件目录)。文书档案、照片档案需编制全引目录，专门档案(含业务档案)根据实际情况确定。目录要进行输入档案管理系统，形成数据库，在移交纸质档案时，必须同时移交相应的电子档案数据光盘。

其它相关材料接收要求

（一）立卷说明。以文字来阐明该全宗档案立卷原则、方法及演变过程等情况。

（二）组织沿革。主要包括成立时间、原因，撤、并时间、原因，单位性质职能和隶属关系演变，内部机构和直属单位的设置及演变，单位负责人变化等。

（三）大事记。按时间顺序简明扼要地记述该立档单位工作活动中发生的重大事件。　

（四）全宗介绍。主要包括档案数量、完整情况，档案分类、整理和鉴定情况，档案内容，档案保护、抢救等情况。

（五）相应年度文件汇集1套（按年度、按发文字号排列）。

接收方式

　 1、按计划依法接收。档案馆应制定到期档案接收计划，对市直机关单位保存满10年应移交的档案资料，依法下达接收通知，催促移交单位做好到期档案移交工作。

2、按需要协商接收。

（一）市直机关单位需要提前移交档案资料的，应提交书面或口头申请。保管利用科根据库容和接收实际，在7个工作日内提出具体意见，经分管领导与主要领导商定后，给予答复。

（二）市直各主管部门的下属事企业单位，保存满10年的到期档案资料督查移交工作，由主管部门档案机构负责，原则上应按规定执行。为方便利用，若移交单位需要延期移交的，应向市档案馆提出书面申请，注明延期理由和移交计划，经审查同意后，可延期移交。

　  接收程序

　  1、移交单位在移交档案资料前，应向市档案馆提出书面或口头申请。市档案馆应在7个工作日内派人现场检查验收，对符合进馆标准的全宗档案资料，可接收进馆；对不符合进馆标准的档案资料，责令移交单位整改完善后移交。

2、移交档案资料时，交接双方负责人应当面对照档案资料目录，清点档案资料数量。确定无误后，交接双方负责人应在档案交接凭证上签字盖章。交接凭据一式两份，市档案馆与移交单位各留存一份。