今天是
| 作者： 发布时间：2012-10-30 14:58 |
安康市第一全国水利普查档案管理、验收知识讲座
2012年8月8日上午
安康市档案局 马建忠
•今天的讲课内容主要以水利部办公厅李永强的课件内容为基准，对第一、二部分作以了解，对第三部分中的前半部分有针对性的讲解，重点对《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》和第四部分实际操作技能及第五部分验收程序、内容进行讲解。
主要内容
•第一部分 基本概念简介
•第二部分 有关规章制度介绍
•第三部分 第一次全国水利普查档案管
理办法
•第四部分 基本技能与要求
•第五部分 水利普查档案验收
第一部分 基本概念
一、档案
二、水利档案
三、水利科技档案
四、水利普查档案
五、水利科技文件材料
六、资料
七、归档
八、案卷及相关目录
1.1 档案
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（ 对这一概念的理解主要从形成者、形成范围、形成形式、价值、载体、性质上去理解）
1.2 水利档案
• 水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。
• 目前，水利档案的种类主要包括：水利系统各单位形成文书档案、科技档案（基建、科研及其他专业基础业务工作档案）、会计档案等应纳入集中统一管理范围内不同载体的档案。
1.3 水利科技档案
• 水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。
• 水利科技档案主要包括：水利科研档案、水利（水电）工程档案及水文、水资源、水土保持、勘测设计、设备仪器等专业档案类别。
1.4 水利普查档案
水利普查档案是指全国各级水利普查机构，在水利普查工作过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录。
水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的重要成果，是国家档案资源的重要组成部分。
1.5 水利科技文件材料
• 水利科技文件材料是指在水利科技活动（包括管理活动）过程中，按照一定的程序和要求直接形成的，各种形式（文字、图表、录音、录像）与载体（纸质、木质、金属质、光盘或磁带硬盘等磁性载体）的历史记录。
• 由此可见，水利科技文件材料的范围比水利科技档案更加广泛。即水利科技档案是由水利科技文件材料转化而来，但并不是所有的水利科技文件材料都能转换成水利档案保存。
科技档案与科技文件材料关系
• 科技文件材料是在科技活动中形成的文件、图纸、表格等；科技档案是指在科技活动中归档保存有价值的科技文件材料，是科技活动的历史记录。
• 区别：科技档案是对形成的科技文件材料经过鉴别、归档保存的有价值的部分，是科技活动的历史记录。不是所有的科技文件材料都能归档保存的。
1.6 资料
• 资料：一般是指生产、生活中必需的东西。如：生产资料、生活资料。而我们这里所谈的“资料”，主要是指为一定目的进行收集（包括交流、购买）来的相关文件材料，主要是用于工作参考或佐证目的的文件材料。如果说作为可利用的资源，这里的“资料”也可以理解为生产资料的范畴。
• 档案和资料也是可以相互转换的。
1.7 归档
• 归档：同义词为存档。是指文件材料的产生或经办部门或文书人员，将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理后交档案室或档案馆保存的过程。
归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。其包括：归档时间、归档范围、归档文件材料的质量要求。
1.8 案卷及相关目录
• 1.8.1 案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。是一组相关文件的集合体。
1.8.2 案卷目录是用来登录案卷题名及其特征并固定案卷排列次序的一种表格，是文件材料归档或档案移交的案卷清册。其主要包括案卷的卷号、题名、起止日期等项内容。
1.8.3 卷内文件目录是用来著录案卷内文件作者、日期、文件名称等特征，并固定卷内文件排列顺序、方便索引卷内文件的一种规范性表格。其主要包括文件编号、题名、责任者、日期及在案卷中的页码等内容。此目录应排列在卷内文件之首。
1.8.4 备考表是用来说明案卷内有关情况的一种表格。通常是放在案卷内所有文件之后。
第二部分 相关规章制度介绍
一、《水利档案工作规定》 （水办[2003]105号）
二、《水利科技档案管理规定》 （水办[2010]366号）
一、《水利档案工作规定》
2.1 《水利档案工作规定》的意义
• 《规定》是2003年3月14日，由水利部与国家档案局共同印发的有关水利档案工作的规范性文件。通常被我们称为是水利行业的“档案法”，在水利档案工作中具有根基的作用；
• 《规定》 首次对水利档案、水利档案工作进行了定义与定位；
• 《规定》 分为20条，对水利档案工作做出了原则的规定，有力地促进了水利档案工作的发展。
2.2 《规定》的主要内容
• 《规定》主要包括水利档案工作原则、管理体制，各单位的档案管理责任和档案的收集、整理、验收等各方面的具体内容；
• 《规定》明确水利部直属单位和省级水行政主管机关应建立专门机构或配备专职档案人员，具体负责本机关各门类档案的集中统一管理和对所属单位档案工作的监督和指导；
• 《规定》明确各级水行政主管机关在档案业务工作上，接受上级水行政主管机关和同级档案行政管理部门的监督和指导；
• 《规定》明确各流域机构档案馆负责本流域应进馆档案资料的收集、管理和提供利用工作，并履行流域机构机关档案管理职责，对所属单位档案工作进行监督和指导。
• 《规定》明确要求：各单位应归档文件材料，由文书人员或业务部门的专人负责收集、整理，并按规定移交给本单位档案部门或档案工作人员，任何部门或个人不得据为己有，或拒绝归档。
• 《规定》要求项目主管部门应认真把好项目验收关，凡档案达不到要求的项目，不的进行鉴定或验收。
二、 《水利科学技术档案管理规定》
2. 1 《规定》的基本情况
• 2010年3月12日，《水利科学技术档案管理规定》经水利部（水办[2010]80号）正式印发。
• 该《规定》由正文和附表两部分组成。
• 正文分为总则、收集归档、保管利用、奖惩、工作机制及人员、附则，共六章34条。
• 附表将水利科技档案分为水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计、设备仪器、运行维护、科学研究、水利工程建设项目、水利信息化项目共10类。
2.2《规定》的作用与效果
• 明确了水利科技档案的定义、工作原则，管理责任和适用范围；
• 强调依法开展档案工作是各单位应尽的责任与义务，明确了水利科技档案的收集归档范围、责任主体、归档时限、整理标准与要求，进一步强调了科技档案应与科技项目的“同步管理” ；
• 明确了水利科技档案日常管理与利用的基本要求；
• 明确了水利科技档案的奖惩要求；
• 明确了档案工作机制与人员的要求。
2.3 《规定》的特点（8个）
• 1）具有明显水利行业特色
《规定》结合了水利科技档案管理工作实际，提出的要求不仅符合《科技档案工作条例》的基本要求，还符合水利科技档案管理工作实际，具有很强的针对性，便于各单位的具体操作；
《规定》附件“水利科技文件材料的归档范围与保管期限表”，是在历经大量,调研和反复征求意见的基础上提出的比较全面地反映了水利科技活动中产生的各类应归档文件材料的种类与内容，可对基层单位档案业务工作的开展发挥有效地指导作用。
2）要求各单位依法加强档案管理
《规定》将科技档案工作机构及人员章节，修改为工作机制及人员，并依据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》规定，对水利部档案工作部门的职责进行了原则规定。对其他水利单位，则提出要¡°结合职责与任务，明确档案工作部门和人员，依法加强档案管理、认真履行档案管理职责，为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障的原则要求。
3）明确了各类文件材料的归档时限
《规定》结合水利科技档案的种类与特点,对不同类型科技档案的归档时限，提出了不同的要求，较好地解决了过去不同科技文件材料，使用同一归档时限要求的问题。
4）明确了同步管理的责任单位
《规定》从加强科技档案的鉴定、验收入手，明确了科技、基建、档案等各业务主管部门要密切配合、严把验收关，并对不同项目档案验收的组织单位进行了明确，为进一步促进同步管理,确保水利科技档案的完整、准确、系统，提供了制度保障。
5）明确档案现代化管理要求
《规定》要求各单位积极开展水利科技档案的信息化建设，确保与本单位信息化建设同步发展，不断提高档案的现代化管理水平。
6）明确对特殊载体或类型档案的管理要求
《规定》对不同类型的水利科技档案，提出了需依据相关档案管理办法进行管理的明确要求（水利工程建设项目和水利信息化项目）。
7）明确了完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。
《规定》要求各单位科技基建档案等业务主管部门要密切配合，严格把好项目的鉴定（验收）关。凡水利科技档案检查、验收不合格的项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收），更不能申报科技奖励。
8）赋予档案部门一定的权力
《规定》明确档案部门对不符合要求的水利科技文件材料，应不予接收的权力。
第三部分
解读《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办[2011]161号）
《第一次全国水利普查档案管理办法》
我想着重从以下几个方面，对《办法》的有关情况与内容作一简要解读：
•1、《办法》出台的背景与过程
•2、《办法》概况
•3、《办法》具体内容
•4、 《办法》所附归档范围与保管期限
3.1《办法》出台的背景与过程
（一）原由：
大家知道， 2010年1月11日国务院发布《国务院关于开展第一次全国水利普查的通知》（国发[2010]4号）。
《通知》指出，为全面了解水利发展状况，提高水利服务经济社会发展能力，实现水资源可持续开发、利用和保护，国务院决定于2010年至2012年开展第一次全国水利普查。
（二）普查工作的目的：
水利普查是一项重大的国情国力调查，是国家资源环境调查的重要组成部分。开展全国水利普查是为了查清我国江河湖泊基本情况，掌握水资源开发、利用和保护现状，摸清经济社会发展对水资源的需求，了解水利行业能力建设状况，提高建立国家基础水信息平台的水平，为国家经济社会发展提供可靠的基础水信息支撑和保障具有重要意义。
可以说，搞好全国水利普查，有利于谋划水利长远发展思路，科学制定国家经济社会可持续发展战略；有利于实行最严格的水资源管理制度，推进水资源合理配置和高效利用；有利于深化水利管理体制改革，增强水利公共服务能力；有利于提高全社会水患意识和水资源节约保护意识，推进资源节约型、环境友好型社会建设。
（三）普查工作的时间安排
《通知》明确普查的标准时点为2011年12月31日，时期资料时间为2011年度。
2010年，开展普查方案设计、试点、培训和宣传动员等工作。
2011年，开展清查登记、台账建设和现场调查等工作。
2012年1月至6月，填表上报、数据处理和审核验收。2012年7月至12月，普查成果验收、汇总发布和资料开发。也就是说水利普查档案的归档、整理工作要在7－12月完成
（四）引起各部门关注
由于水利普查工作具有时间紧、任务重，参与单位多、涉及内容广等特点。其工作难度是非常大的。为此，国务院成立了第一次全国水利普查工作领导小组及其办公室，各地也成立了相应机构，具体负责水利普查工作的开展。
作为记录、反映建国以来第一次全国水利普查工作成果的水利普查档案 ，自然也就成为水利部和国家档案局共同关注的重要问题。
（五）水利普查档案的前期工作
2010年初，国务院决定进行第一次全国水利普查后，国家档案局第一时间就与水利部联系，要求水行政主管部门加强对水利普查文件材料的收集与管理。为此，水利部积极与国务院第一次全国水利普查工作领导小组办公室联系，得到了国务院第一次水利普查领导小组办公室的积极响应。普查办高度重视水利普查档案工作，拨专款、立专项，委托河海大学进行专题研究。通过深入细致的调研，掌握了水利普查工作特点，通过组织专家、领导进行技术咨询和研讨，提出了关于加强水利普查档案工作的初步意见，形成了《第一次全国水利普查档案管理办法》的初稿。
2010年12月由国务院第一次全国水利普查领导小组办公室将形成的《办法》（征求意见稿），下发给全国各级水利普查机构和有关单位，经过两个多月的时间，征求到46个单位近百条的意见与建议。
根据大家所提建议的科学性、合理性、规范性与实用性，普查办再次组织有关专家与领导对《办法》进行了认真的修改完善。
2011年3月， 《第一次全国水利普查档案管理办法》顺利通过了国务院普查办组织的审查验收。验收组一致认为：《第一次全国水利普查档案管理办法》符合国家档案工作的法规、制度要求，可满足水利普查工作实际需要，内容涵盖全面，类目清晰，保管期限明确，可操作性强，能为水利普查档案管理工作提供可靠的制度保障。
3.2《办法》概况
（一）有关时间：
2011年4月2日，水利部和国家档案局向全国水利与档案部门正式印发了《第一次全国水利普查档案管理办法》，并抄送了国务院第一次全国水利普查领导小组各成员单位。《办法》明确规定“本办法自发布之日起实施”。
（二）依据与框架
《办法》共十九条，内容涉及水利普查工作的方方面面。其主要是依据国家现行档案法规制度要求和水利普查工作实际，对水利普查档案的定义、管理体制、管理标准、管理内容、管理手段等方面作出了明确规定，提出了具体要求，并附有¡°水利普查文件材料归档范围与保管期限表¡± 。
（三）《规定》明确的七个重要问题
1、明确水利普查档案属于水利科技档案范畴；
2、明确水利普查档案工作由国务院第一次全国水利普查领导小组办公室统一领导，并具体组织、实施；
3、明确各级水利普查机构是水利普查档案工作的责任主体，在业务上接受同级水行政主管部门和档案行政管理部门的监督指导；
4、明确了水利普查归档文件材料的范围，及其产生单位、部门与人员对应归档文件材料具有收集、整理、归档的责任及归档时限和归档要求；
5、明确了要建立普查档案检查、验收制度；
6、明确了负责检查、验收工作的责任单位；
7、明确了普查档案验收不合格的单位或项目，不得进行水利普查工作验收。
（四）提出了四点具体要求
1、要求各级水利普查机构依据档案法规和本办法要求认真履行档案工作的责任与义务，确保水利档案工作的正常开展；
2、要求各级水利普查机构要明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入同步管理工作程序，为普查档案工作的开展创造条件、提供保障；
3、要求要切实加强对普查工作中形成的电子文件和电子数据的管理与归档工作；
4、要求所有归档的文件材料应建立档案的案卷目录、文件级目录和重要文件的全文数据库，并依托相应的档案管理系统，逐步推进水利普查档案信息化管理，以满足利用需求。
同时，《办法》还涉及到了水利普查档案的保管、保密及奖惩等各项工作要求。
（五）意义
《办法》的颁布，对如实记载与保存第一次全国水利普查工作历史，全面记载、反映水利普查工作成果，促进水利普查档案工作开展，确保水利普查档案的完整、准确、系统与安全保管、有效利用，都具有十分重要的历史意义。
3.3《第一次全国水利普查档案管理办法》的具体内容
第一次全国水利普查档案管理办法
第一条 为加强水利普查档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国统计法》、《普查工作档案管理规定》和《水利档案工作规定》，结合水利普查工作的特点，制定本办法。
第五条 各级水利普查机构是水利普查档案工作的责任主体，要明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序，实行同步管理；配备档案工作人员，统筹安排经费，为水利普查档案的收集、整理、保管、利用等创造条件、提供保障。
第六条 各级水利普查机构对普查过程中形成的应归档文件材料，要指定专门的部门或人员负责收集、整理与归档，并在普查工作完成时，向同级水行政主管部门的档案部门移交。县级以下水利普查工作机构形成的需归档文件材料，应在完成收集、整理工作后，及时向县级水利普查机构归档。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有，或拒绝归档。（理解：乡镇水利机构不保存普查档案，向县水利普查机构移交归档）
第七条 水利普查档案应真实、准确、全面、系统地反映水利普查工作的过程与结果。主要包括普查管理类文件材料和河湖、工程、经济社会用水、河湖开发治理保护、水土保持、行业能力建设、灌区、地下水取水井等内容的普查材料，具体应归档文件材料的范围与保管期限见附件（《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》）。各级普查机构可结合工作实际，对应归档文件材料进行必要的补充，并标明保管期限。
第八条 水利普查工作中形成的电子文件和电子数据是水利普查档案的内容。各级水利普查机构和有关单位应切实加强对普查电子文件与数据的管理，并按要求做好归档工作。
第九条 水利普查档案应按要求建立归档文件材料的案卷和文件级目录及重要文件材料全文数据库，并依托相应的管理系统，逐步推进水利普查档案信息化管理，以满足各项工作对水利普查档案的利用需求。
第十条 水利普查文件材料的归档应符合如下要求：
（一）纸质文件材料归档，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备。书写和装订材料应符合耐久性要求。翻译为少数民族文字的水利普查文件材料，应将原件及翻译文一同归档。
（二）实物与声像文件材料归档，应按规定注明时间、地点、事件、主要人物等相应的文字说明。
（三）电子文件材料归档，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求
第十一条 水利普查档案的归档时限：各级普查机构的归档工作可根据工作进展情况，分阶段进行归档，但最终完成归档任务的时限是，地（市）、县级应在普查工作完成后3个月内;国家和省级普查机构应在普查工作完成后的6个月内。向同级水行政主管部门的档案部门移交普查档案的工作，应在普查机构撤销前完成。档案交接双方应对移交档案进行认真检查，并办理移交手续。
水利普查档案在各单位保存一定时期后，应按规定向相关的档案馆移交。
第十二条 水利普查工作应建立档案检查、验收制度。国务院第一次全国水利普查领导小组办公室负责省级和水利部所属单位水利普查档案的检查、验收；省级水利普查机构负责组织省级以下单位水利普查档案的检查、验收。
第十三条 完整、准确、系统的水利普查档案是水利普查项目验收的必备条件，凡水利普查档案检查验收不合格的单位或项目，不得进行水利普查工作验收。
第十四条 水利普查机构应根据工作需要，配备相应的档案保管设施设备，做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保档案安全。
第十五条 水利普查工作产生的涉密文件材料，必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法规的规定加强管理。其中涉及个人、家庭隐私和单位商业秘密的，未经普查对象同意，不得对外泄漏。
第十六条 各级水利普查机构应对在水利普查档案的收集、整理、归档及利用等工作中，做出显著成绩的单位或者个人给予表彰与奖励。
第十七条 凡违反本办法造成水利普查档案丢失、损坏的，应按照有关法规的规定进行处理。
第十八条 本办法由水利部负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起实施。
3.4 《办法》附件
(水利普查文件材料归档范围与保管期限表)
大家知道：
水利普查工作主要包括以下八个方面的内容
•一是河流湖泊基本情况（包括数量、分布、自然和水文特征等）；
•二是水利工程基本情况（包括数量、分布、工程特性和效益等）；
•三是经济社会用水情况（包括分流域人口、耕地、灌溉面积以及城乡居民生活和各行业用水量、水费等）；
• 四是河流湖泊治理和保护情况（包括治理达标状况、水源地和取水口监管、入河湖排污口及废污水排放量等）；
• 五是水土保持情况（包括水土流失、治理情况及其动态变化等）；
• 六是水利行业能力建设情况（包括各类水利机构的性质、从业人员、资产、财务和信息化状况等）；
• 七是灌区专项情况；
• 八是地下水取水井专项情况。
附件内容是普查工作内容的真实反映：
• 1、水利普查归档文件材料归档范围与保管期限实际紧密结合水利普查工作内容，详细规定了在水利普查工作过程中，应产生的应归档文件材料的范围与保管期限。
• 2、《附件》将应归档文件材料分成十类，就是在第一次全国水利普查对象（包括我国境内的所有江河湖泊、水利工程、水利机构以及重点社会经济取用水户）和普查内容八大类的基础上，增加了管理文件类和音像与实物类应归档文件材料的内容。
水利普查文件材料归档范围
与保管期限表
1 水利普查管理文件
•1.01 各级党政机关有关水利普查工作的通知、意见及批复等文件材料 永久
•1.02 各级党政领导有关水利普查工作的重要讲话、批示、题词等 永久
•1.03 各级水利普查机构的请示、批复、报告、通知
永久
•1.04 各级水利普查机构工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要等 永久
•1.05 各级水利普查机构召开的专业会议文件材料
永久
•1.06 水利普查办法、方案、细则、技术规定 永久
•1.07 水利普查公报 永久
•1.08 各级水利普查机构设置、人事任免、工作人员名册
永久
•1.09 各级水利普查机构接待来宾的日程安排、来宾名单、谈话记录
•1.10 各级水利普查机构人员出国考察报告
•1.11 水利普查工作简报、参考文件及其它文件材料等
（ 9—11期限）重要的30年一般的10年
•1.12 水利普查文件汇编 永久
•1.13 水利普查原始登记表及相应的电子数据
永久
•1.14 水利普查原始汇总表及相应的电子数据 永久
•1.15 水利普查登记表样表，填表说明及计算机应用程序软件等 永久
•1.16 行政区划代码本，地址编码本 永久
•1.17 水利普查员、水利普查指导员、录入人员的培训教材
重要的30年一般的10年
•1.18 公开出版或内部编印的水利普查材料
•1.19 水利普查分析报告
•1.20 水利普查宣传方案、宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等
（18-20）重要的30年一般的10年
•1.21 水利普查工作检查、验收、总结等文件材料
永久
•1.22 水利普查表彰决定，先进集体、个人名单
永久
•1.23 其他相关文件材料
重要的30年一般的10年
2 河湖基本情况普查
2.1 河流普查
•2.1.1 河流普查采集的数据、水文实测数据、气象数据 永久
•2.1.2 遥感影像图、地图、地形图、数字线划图（DLG）
•2.1.3 实地调查、野外调查材料
（ 2—3）重要的30年一般的10年
•2.1.4 计算分析、实验、复核、审核材料 永久
•2.1.5 各类干流清查表、普查表、一览表和汇总表 永久
•2.1.6 各类支流普查表 重要的30年一般的10年
•2.1.7 河流普查成果验收材料 永久
•2.1.8 河流普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
2.2 湖泊普查
•2.2.1 湖泊普查采集的数据、水文实测数据、气象数据
永久
•2.2.2 湖泊普查遥感影像图、地图、数字线划图（DLG）等
•2.2.3 实地调查、野外调查材料
（ 2¡ª3）重要的30年一般的10年
•2.2.4 湖泊普查计算分析、实验、复核、审核材料 永久
•2.2.5 湖泊普查清查表、普查表、普查一览表和汇总表
永久
•2.2.6 湖泊普查成果验收文件材料 永久
•2.2.7 湖泊普查其他文件材料 重要的30年一般的10年
3 水利工程基本情况普查类
3.1 水库工程
•3.1.1 水库普查基础数据 永久
•3.1.2 水库普查遥感影像图、地图、数字划线图等
重要的30年一般的10年
•3.1.3 水库普查分析调查、分析、计算、实验、复核、审核文件材料 永久
•3.1.4 水库普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、汇总一览表和汇总表 永久
•3.1.5 水库普查成果验收文件材料 永久
•3.1.6 水库普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.2 水电站工程
•3.2.1 水电站普查的基础数据 永久
•3.2.2 水电站普查各类图表
重要的30年一般的10年
•3.2.3 水电站普查计算分析、实验、复核审核文件材料
永久
•3.2.4 水电站普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、汇总一览表、汇总表 永久
•3.2.5 水电站普查成果验收文件材料 永久
•3.2.6 水电站普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.3 水闸工程
•3.3.1 水闸普查的基础数据 永久
•3.3.2 水闸普查各类图表 重要的30年一般的10年
•3.3.3 水闸普查计算分析、调查、实验、复核、审核文件材料 永久
•3.3.4 水闸普查清查表、普查表、汇总表 永久
•3.3.5 水闸普查成果验收文件材料 永久
•3.3.6 水闸普查其他文件材料
重要的30年一般的10年
3.4 泵站工程
•3.4.1 泵站工程普查的基础数据 永久
•3.4.2 泵站工程普查各类图表
重要的30年一般的10年
•3.4.3 泵站工程普查计算分析、调查、实验、复核、审核文件材料 永久
•3.4.4 泵站工程普查清查表、普查表、汇总表 永久
•3.4.5 泵站工程普查成果验收文件材料 永久
•3.4.6 泵站工程普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.5 引调水工程
•3.5.1 引调水工程普查基础数据 永久
•3.5.2 引调水工程普查地形图、工程图纸、遥感影像图
重要的30年一般的10年
•3.5.3 引调水工程普查计算分析、调查、实验、复核、审核文件材料 永久
•3.5.4 引调水工程普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、汇总一览表、汇总表 永久
•3.5.5 引调水工程普查成果验收文件材料 永久
•3.5.6 引调水工程普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.6 堤防工程
•3.6.1 堤防工程普查基础数据 永久
•3.6.2 堤防工程普查地形图、工程图纸、遥感影像图
重要的30年一般的10年
•3.6.3 堤防工程调查、计算、分析实验、复核、审核文件材料 永久
•3.6.4 堤防工程普查清查表、普查表、汇总一览表、汇总表 永久
•3.6.5 堤防工程普查成果验收文件材料 永久
•3.6.6 堤防工程普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.7 农村供水工程
•3.7.1 农村供水工程普查基础数据 永久
•3.7.2 农村供水工程普查地形图、位置图
重要的30年一般的10年
•3.7.3 农村供水工程实地调查、勘验、复核、审核等文件材料 永久
•3.7.4 农村供水工程清查表、动态指标原始记录表、普查表、普查一览表、汇总表等 永久
•3.7.5农村供水工程普查成果验收文件材料 永久
•3.7.6农村供水工程其它文件材料
重要的30年一般的10年
3.8 塘坝工程
•3.8.1 塘坝工程普查基础文件材料 永久
•3.8.2 塘坝工程普查地形图、位置图
重要的30年一般的10年
•3.8.3 塘坝工程普查实地调查、勘验、测量、复核、审核等文件材料 永久
•3.8.4 塘坝工程普查表、汇总表、普查指标汇总表 永久3.8.5 塘坝工程普查成果验收文件材料 永久
•3.8.6 塘坝工程普查其他文件材料
重要的30年一般的10年
3.9 窖（池）工程
•3.9.1 窖（池）工程普查基础材料 永久
•3.9.2 窖（池）工程普查位置图
重要的30年一般的10年
3.9.3 窖（池）工程实地调查、勘验、测量、复核、审核等文件材料 永久
•3.9.4 窖（池）工程普查表、汇总表、普查指标汇总表
永久
•3.9.5 窖（池）工程普查成果验收文件材料 永久
•3.9.6 窖（池）工程普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
4 经济社会用水情况调查
4.1 居民生活典型用水户
•4.1.1 居民生活典型用水户调查基础材料 永久
•4.1.2 居民生活典型用水户调查抽样方案，计算方法、实地调查、复核、审核等文件材料 永久
•4.1.3 居民生活典型用水户调查对象名录表、调查表、汇总表、分析表 永久
•4.1.4 居民生活典型用水户调查成果验收文件材料 永久
•4.1.5居民生活典型用水户调查其它文件材料
重要的30年一般的10年
4.2 灌区
•4.2.1 灌区调查基础材料 永久
•4.2.2 灌区调查实地调查、复核、审核等文件材料
永久
•4.2.3 灌区调查对象名录表、调查表、取用水台帐表、汇总表、分析表 永久
•4.2.4 灌区调查成果验收文件材料 永久
•4.2.5 灌区调查其它文件材料
重要的30年一般的10年
4.3 规模化畜禽养殖场
•4.3.1 规模化畜禽养殖场调查基础文件材料 永久
•4.3.2 规模化畜禽养殖场调查实地调查、复核、审核等文件材料 永久
•4.3.3规模化畜禽养殖场调查对象名录表、调查表、汇总表、分析表 永久
•4.3.4规模化畜禽养殖场调查成果验收文件材料 永久
•4.3.5规模化畜禽养殖场调查其它文件材料
重要的30年一般的10年
4.4 公共供水企业
•4.4.1 公共供水企业调查基础数据 永久
•4.4.2 公共供水企业实地调查、复核、审核等文件材料
永久
•4.4.3 公共供水企业调查名录表、调查表、汇总表、取供水量调查分析表 永久
•4.4.4 公共供水企业调查成果验收文件材料 永久
•4.4.5 公共供水企业其它文件材料
重要的30年一般的10年
4.5 工业企业
•4.5.1 工业企业调查基础数据 永久
•4.5.2 工业企业调查实地调查、复核、审核等文件材料
永久
•4.5.3 工业企业调查对象名录表、台帐表、调查表、汇总表、分析表 永久
•4.5.4 工业企业调查成果验收文件材料 永久
•4.5.5 工业企业调查其它文件材料
重要的30年一般的10年
4.6 建筑业和第三产业
•4.6.1 建筑业和第三产业调查基础数据、原始材料
永久
•4.6.2 建筑业和第三产业调查实地调查、复核、审核等文件材料 永久
•4.6.3 建筑业和第三产业调查对象名录表、台帐表、调查表、汇总表、分析表 永久
•4.6.4 建筑业和第三产业调查成果验收文件材料 永久
•4.6.5 建筑业和第三产业调查其它文件材料重要的
30年一般的10年
4.7 河道外生态环境用水
•4.7.1 河道外生态环境用水调查基础数据、原始材料
永久
•4.7.2 河道外生态环境用水调查实地调查、复核、审核等文件材料 永久
•4.7.3 河道外生态环境用水调查表、汇总表 永久
•4.7.4 河道外生态环境用水调查成果验收文件材料
永久
•4.7.5河道外生态环境用水调查其它文件材料
重要的30年一般的10年
5 河湖开发治理保护情况普查
5.1 河湖取水口普查
•5.1.1 河湖取水口普查基础数据 永久
•5.1.2 河湖取水口普查河流湖泊地形图、工程图纸
重要的30年一般的10年
•5.1.3 河湖取水口普查实地调查、分析、测量、勘验、复核、审核等文件材料 永久
•5.1.4 河湖取水口普查清查表、台帐表、普查表、汇总表
永久
•5.1.5 河湖取水口普查成果验收文件材料 永久
•5.1.6 河湖取水口普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
5.2 地表水水源地普查
•5.2.1 地表水水源地普查基础数据 永久
•5.2.2 地表水水源地普查地图、遥感影像图
重要的30年一般的10年
•5.2.3 地表水水源地普查实地调查、分析、计算、复核、审核等文件材料 永久
•5.2.4 地表水水源地普查清查表、普查表、汇总表 永久
•5.2.5 地表水水源地普查成果验收文件材料 永久
•5.2.6地表水水源地普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
5.3 河流治理保护情况普查
•5.3.1 河流治理保护情况普查基础数据 永久
•5.3.2 河流治理保护情况普查流域地形图、地图、遥感影像图 重要的30年一般的10年
•5.3.3 河流治理保护情况普查实地调查、分析、计算、复核、审核等文件材料 永久
•5.3.4 河流治理保护情况普查清查表、普查表、汇总表
永久
•5.3.5 河流治理保护情况普查成果验收文件材料 永久
•5.3.6 河流治理保护情况普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
5.4 湖泊治理保护情况普查
•5.4.1 湖泊治理保护情况普查基础数据 永久
•5.4.2 湖泊治理保护情况普查流域地形图、地图、遥感影像图 重要的30年一般的10年
•5.4.3 湖泊治理保护情况普查实地调查、分析、计算、复核、审核等文件材料 永久
•5.4.4 湖泊治理保护情况普查清查表、普查表、汇总表
永久
•5.4.5 湖泊治理保护情况普查成果验收文件材料 永久
•5.4.6湖泊治理保护情况普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
5.5 入河湖排污口普查
•5.5.1 入河湖排污口普查基础数据 永久
•5.5.2 入河湖排污口普查地图、遥感影像图
重要的30年一般的10年
•5.5.3 入河湖排污口普查实地调查、分析、计算、复核、审核等文件材料 永久
•5.5.4 入河湖排污口普查清查表、普查表、汇总表 永久
•5.5.5 入河湖排污口普查成果验收文件材料 永久
•5.5.6 入河湖排污口普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
6 水土保持情况普查
6.1 土壤侵蚀普查
•6.1.1 土壤侵蚀普查基础数据、降水、风速、风向数据资料
永久
•6.1.2 土壤侵蚀普查土壤图、遥感影象图
重要的30年一般的10年
•6.1.3 土壤侵蚀普查实地调查分析、勘验、计算、复核、审核等文件材料 永久
•6.1.4 土壤侵蚀野外调查表、气象数据登记表、普查表、汇总表 永久
•6.1.5 土壤侵蚀普查成果验收文件材料 永久
•6.1.6 土壤侵蚀普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
6.2 侵蚀沟道普查
•6.2.1 侵蚀沟普查基础文件材料 永久
•6.2.2 侵蚀沟普查遥感影像图、地形图、侵蚀沟道解释矢量图 重要的30年一般的10年
•6.2.3 侵蚀沟道普查实地抽查、验证、复核、审核等文件材料 永久
•6.2.4 侵蚀沟道核查表、普查表、汇总表 永久
•6.2.5 侵蚀沟道普查成果验收文件材料 永久
•6.2.6 侵蚀沟道普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
6.3水土保持措施普查
•6.3.1 水土保持措施普查基础资料、统计资料
永久
•6.3.2 水土保持措施普查实地调查分析、验证、复核、审核等文件材料 永久
•6.3.3 水土保持措施普查表、汇总表 永久
•6.3.4 水土保持措施普查成果验收文件材料 永久
•6.3.5 水土保持措施普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
7 水利行业能力建设情况普查
7.1 水利行政机关
•7.1.1 水利行政机关普查基础数据、水利行政机关名录
永久
•7.1.2 水利行政机关普查调查、复核、审核材料 永久
•7.1.3 水利行政机关普查清查表、普查表、汇总表 永久
•7.1.4 水利行政机关普查成果验收文件材料 永久
•7.1.5 水利行政机关普查复核、审核文件材料
重要的30年一般的10年
7.2 水利事业单位
•7.2.1 水利事业单位普查基础材料、水利事业单位名录
永久
•7.2.2 水利事业单位普查调查、复核、审核文件材料
永久
•7.2.3 水利事业单位普查清查表、普查表、汇总表
永久
•7.2.4 水利事业单位普查成果验收文件材料 永久
•7.2.5 水利事业单位普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
7.3 水利企业
•7.3.1 水利企业普查基础材料、水利企业单位名录 永久
•7.3.2 水利企业普查调查、复核、审核文件材料 永久
•7.3.3 水利企业普查清查表、普查表、汇总表 永久
•7.3.4 水利企业普查成果验收文件材料 永久
•7.3.5 水利企业普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
7.4 水利社会团体
•7.4.1 水利社会团体普查基础材料、水利社会团体名录
永久
•7.4.2 水利社会团体普查调查、复核、审核文件材料
永久
•7.4.3 水利社会团体普查清查表、普查表、汇总表
永久
•7.4.4 水利社会团体普查成果验收文件材料
永久
•7.4.5 水利社会团体普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
7.5 乡镇水利管理单位
•7.5.1 乡镇水利管理单位普查基础材料、乡镇水利管理名录
永久
•7.5.2 乡镇水利管理单位普查调查、复核、审核文件材料
永久
•7.5.3 乡镇水利管理单位普查清查表、普查表、汇总表
永久
•7.5.4 乡镇水利管理单位普查成果验收文件材料 永久
•7.5.5 乡镇水利管理单位普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
8灌区专项普查
8.1灌区面积普查
•8.1.1 灌区面积普查基础数据、灌区名录 永久
•8.1.2 灌区面积普查灌区划分图
重要的30年一般的10年
•8.1.3 灌区面积普查实地调查、复核、审核材料 永久
•8.1.4 灌区面积普查清查表、普查表、一览表、汇总表
永久
•8.1.5 灌区面积普查成果验收文件材料 永久
•8.1.6 灌区面积普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
8.2 （同8.3）灌区普查
•8.2.1 灌区普查基础数据、灌区名录 永久
•8.2.2 灌区普查灌区地形图、灌区划分图
重要的30年一般的10年
•8.2.3 灌区普查实地调查、复核、审核材料 永久
•8.2.4 灌区清查表、普查表、一览表、汇总表 永久
•8.2.5 灌区普查成果验收文件材料 永久
•8.2.6 灌区普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
9 地下水取水井专项普查
9.1 规模以上机电井普查
•9.1.1 规模以上机电井普查基础数据、原始材料 永久
•9.1.2 规模以上机电井普查实地调查、取水量计算、复核、审核材料 永久
•9.1.3 规模以上机电井普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、一览表、汇总表 永久
•9.1.4 规模以上机电井普查成果验收文件材料 永久
•9.1.5规模以上机电井普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
9.2 规模以下机电井、人力井普查
•9.2.1 规模以下机电井、人力井普查基础数据、原始材料
永久
•9.2.2 规模以下机电井、人力井普查实地调查、取水量计算、复核、审核材料 永久
•9.2.3 规模以下机电井、人力井普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、一览表、汇总表 永久
•9.2.4 规模以下机电井、人力井普查成果验收文件材料
永久
•9.2.5规模以下机电井、人力井普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
9.3 规模以上地下水水源地普查
•9.3.1 规模以上地下水水源地普查基础数据、原始材料
永久
•9.3.2 规模以上地下水水源地普查水源地位置图
重要的30年一般的10年
•9.3.3 规模以上地下水水源地普查实地调查、复核、审核材料
永久
•9.3.4 规模以上地下水水源地普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、一览表、汇总表 永久
•9.3.5 规模以上地下水水源地普查成果验收文件材料 永久
•9.3.6规模以上地下水水源地普查其它文件材料
重要的30年一般的10年
10.水利普查音像、实物类
•10.01 水利普查工作照片、录音、录像 永久
•10.02 水利普查工作证书、标志、奖牌、锦旗
30年
•10.03 水利普查机构印章 永久
第四部分 基本技能与要求
1、组织案卷
2、案卷排列原则
3、案卷目录与案卷封面和脊背的编制
4、卷内目录的编制及其位置
5、卷内文件材料的排列原则
6、卷内文件页号的编写方法
7、卷内备考表编制及其位置
8、案卷装订要求
4.1 组织案卷:
即案卷的组织。它包括对科技文件材料的组卷原则、要求、方法
•4.1.1 原则：组卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于保管和利用。
•4.1.2 要求：文件材料要准确水利普查及其管理活动的真实情况（文件材料要齐全、完整，载体及书写材料应符合耐久性要求）。
•4.1.3 方法：文件材料可按其内容、种类或阶段组卷；直接针对普查内容的管理性文件材料可放入其针对的普查业务中进行组卷。
组卷原则的理解：
•我们如何理解这个原则。有两个名词和一个关系必须给大家讲清楚。就是“形成规律”、“有机联系”和便于保管之间的关系。
•形成规律：是指在水利普查活动中按照一定规律和工作程序形成的科技文件材料。
例如：幻灯68
•管理性文件――水利普查机构关于水利普查工作的意见、通知、批复等文件的形成，是按照时间规律形成的对水利普查工作指导性的文件。再例如请示与批复，来函与复函，机构、人员设立、任免的报告与批复或通知等都是按照工作程序形成的文件材料。
例如：幻灯72 河流普查
•1、河流普查采集的数据、水文实测数据、气象数据。
•河流普查是按照河流区域进行的普查活动，普查科技文件材料的形成是按照河流区域进行的，我们组卷时应当按照河流区域来进行，就是将一条河流区域采集的数据，根据普查科技文件材料的多少组成一卷或多卷。
例如
•汉江是安康流域内最大的河流，是由石泉、汉阴、安康、旬阳、白河五段组成，在普查中形成的科技文件材料是由这五段组成的，在组卷时就应当按照这五段来进行。
例如
•2、各类干流清查表、普查表、一览表和汇总表。
•四类表格是按照工作程序形成的，先后是有秩序的，在组卷时就应当按照这种工作程序或重要程度来进行组卷了。
•换句话说：形成规律是在普查中形成的科技文件材料是一个整体，是有一套科学程序的，在组卷时要考虑到形成规律。
有机联系
•有机联系：是指在水利普查活动中科技文件材料之间的固有联系。
•例如：前面举例中的管理性文件――请示与批复、来函与复函，机构、人员设立、任免的报告与批复或通知等，在组卷时应当将这些有联系的文件组合在一起。
例如
•再例如： 水库工程
•3.1.3 水库普查分析调查、分析、计算、实验、复核、审核文件材料
•3.1.5 水库普查成果验收文件材料
•它们之间是一组紧密联系而不可分的科技文件材料，在组卷时要将这些科技文件材料组合在一起。
科技档案的特点之一－成套性
•水利普查档案属水利科技档案范畴，就要体现科技档案的特点，科技档案的最大特点：就是科技文件材料的成套性。
•如普查基础数据、基础材料；普查计算分析、实验、复核审核；实地调查、勘验、测量、复核、审核；普查计算分析、实验、复核审核等都是成套形成的，我们在组卷时要将这些科技文件材料按套组成一卷或若干卷。
与便于保管利用的关系
•与便于保管利用的关系：便于保管利用是我们整理档案的目的。只有遵循形成规律，保持有机联系，组出来的案卷应能便于利用。
组卷方法
•组卷方法：文件材料可按其内容、种类或阶段组卷。直接针对普查内容的管理性文件可放入针对的普查业务中进行组卷。
•内容：就是我们平时所说的问题，如管理性文件中各级水利普查机构设置、人事任免、工作人员名册等；各类别中的普查成果验收文件材料。
种类
•种类：就是指在水利普查活动中科技文件材料的名称类别、载体形式、不同的普查对象等。如各级水利普查机构的通知、意见、报告等；文字材料、图样材料、表格材料；纸质材料、电子材料、实物材料、声像材料；河流、湖泊、水利工程等。
阶段
•阶段：实际上就是水利普查工作程序。如普查安排、普查登记、调查、分析、汇总、验收、开发等。
案卷具体整理方法要求：
案卷具体整理方法要求：
•水利普查档案属水利科技档案范畴，水利科技档案属科技档案范畴，目前，国家档案局制定的科技档案管理标准中对科技档案整理要求是以“卷”为单位进行整理的。水利普查档案也应以“卷”为单位进行整理。对普查档案中的文字材料应以“卷”为单位进行整理装订，图纸按照A4规格大小折叠，以“卷”为单位进行整理，放入档案盒，不装订。
1、分类清楚
•水利普查档案的分类要按照《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办[2011]161号）附件制订的统一的分类方案执行。即：十大类
十大类
•1、水利普查管理文件类
•2、河湖基本情况普查类
•3、水利工程基本情况普查类
•4、经济社会用水情况调查类
•5、河湖开发治理保护情况普查类
•6、水土保持情况普查类
•7、水利行业能力建设情况普查类
•8、灌区专项普查类
•9、地下水取水井专项普查类
•10.水利普查音像、实物类
•我们在组卷时要严格按照制定的类别进行分类，不同类别之间的科技文件材料不能交叉。
•类别同时又是档号结构的一个组成部分，是档案利用中检索时不可缺少的工具。
2、保管期限划分准确
•根据水利普查档案归档范围和保管期限表的规定，期限为永久、30年、10年三种。
•在组卷中要严格按照规定划分保管期限，在同一类别、同一条款下，同一保管期限的科技文件材料可以组合在一起，不同保管期限的科技文件材料不能组合在一起。简单的说，就是在一个条款下，永久的组成一卷或多卷，30年的组成一卷或多卷，10年的组成一卷或多卷。
• 3.3.1 水闸普查的基础数据 永久 在此条款下根据文件内容、种类、阶段分成若干卷。
3、组卷合理
•组卷一般以问题为主，结合运用种类、阶段特征，根据文件的价值、数量进行组卷，具体要求是：
以问题为主组卷
•（1）同一类型的文件，即一个问题、一项事件、一次会议、一个普查项目所形成的文件、材料要作为有机联系的一个整体立卷。如：密不可分的文件像正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与被转发文、来文与复文、同一项目的整套图纸等均应组在一起，不得分开。同一内容的文件和电报应合一立卷。
问题组卷：跨年度文件组卷
•（2）水利普查工作是分三个年度进行的，分别是2010年、2011年、2012年。主体普查年度是2011年。2012年为验收年度。在组卷中存在文件材料跨年度问题。我们在组卷时对第一类和第十类文件、实物声像档案一般情况下按照年度进行区分组卷。即2010年的同一问题的若干份文件放在一起组卷，2011年的同一问题的若干份文件放在一起组卷，2012年的同一问题的若干份文件放在一起组卷。
问题组卷：跨年度文件组卷
•如果是三个年度同一问题的若干份文件也可放在一起组卷。再像跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的案件放在结案年立卷。
问题组卷
•（3）本单位文件和外来文件，非紧密相连的，要分级、分开立卷。
•（4）案卷厚度，一般掌握在一厘米左右，掌握在150页左右。
•种类、阶段组卷在后面的章节中讲解。
案卷整理总结：
•一是严格按照水利普查档案归档范围和保管期限表中制定的类目条款进行分类组卷，一般不会出现差错。
•二是组卷时注意一定是在同一类别（大类、属类、子类）、同一问题（内容、种类、阶段）、同一保管期限、同一年度下进行组卷。
4、卷内文件排列系统
•案卷内文件材料排列条理有序，遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，使之成为一个整体。一般可按问题、时间顺序或重要程度排列。
•时间：是指按照文件材料形成的时间顺序进行排列。
重要程度：一般是指按照文件材料的轻重程度进行排列。如：结论在前，其它材料在后，验收材料在前，报告材料在后，批复在前，请示在后，汇总表格在前，其它表格在后，审核结论在前，分析、计算、复核等材料在后。
具体方法是：
•（1）单一问题的案卷，卷内文件可按时间顺序排列。如关于2010－2012年水利普查中XX方面问题的请示、报告、批复、通知。关于第一次全国水利普查档案管理的规定、办法、通知（分别是在2010、2011、2012年制定的，可按时间顺序进行排列）。八大专业类别中，如某河流某段的基础数据材料、普查数据材料、验收成果材料等都是单一问题，可组成一卷或多卷。
•（2）两个以上问题的案卷，先按问题分别集中，然后再按时间顺序或重要程度排列。
•（3）密不可分的文件，要求正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
•（4）重要文件的历次修改稿，最后定稿在前，其他历次稿本依次排列；一般文件的历次稿本，只需保存最后定稿。
•（5）非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料（罪证、旁证等）在后。
•（6）图文混排：一般文字材料在前，图样材料在后。文字材料是对图样材料整体说明的，文字材料排前，是对图样材料局部说明的文字材料排后。译文在前，原文在后。
5、编写卷内文件的页号
•卷内文件凡载有文字、图像等的页面，应当每页编一个页号，空白面不编号。
•科技档案案卷构成一般要求中规定：单面文件在右下角，双面文件在正面的右下角、背面的左下角。以此为准。
6、编写卷内文件目录：幻灯113
•（1）卷内文件目录规格、项目：规格见幻灯113 项目――序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。
样式
（2）填写方法：
•序号：用阿拉伯数字从1开始依次编写，每个文件一个号。
•文件编号：归档文件材料形成时的原字号或图号、代号。
•责任者：文件材料的形成机关或主要责任者。
•文件题名：文件材料的标题（要写全称）。
•日期：文件材料的形成日期
•页号：每份文件在该卷整编中编写的首、尾页号。
•备注：填写需要说明的有关问题。
注意问题：
•1）文件编号一般由三部分组成，即代字、年度、文号。如：水办[2011]161号 水办为代字，［2011］为年度代号，161号为文件顺序号。一般情况下照实全录。
•2）责任者一般用简称。如：安康市水普办。
•3）一般情况下照科技文件材料标题抄录，文件题名不能随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，有题名但无实质内容的亦应重新拟写，自拟题名应外加“[ ]”；没有责任者和时间的文件要考证清楚，填入有关项目；会议记录应填写每次会议的主要内容和时间。注意文件标题的责任者录入全称。
•4）文件日期：用阿拉伯数字8位填写，位数不够用0填写。如：20120809 不能用2012年8月9日。
•5）有条件的要使用规定的档案管理软件存储、打印机读文件级目录。
7、填写卷内备考表：
•每一案卷末有卷内备考表，有的是单独印制或自己打印的，有的是印制在档案卷皮或档案盒底页上的。填写有关卷内文件的情况说明，签具立卷人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。
样本
填写方法
•一是，应标明卷内文件的件数和已编页张数；
•二是，不同载体的数量（如：文字材料20件，80页，照片5张，附图3张。）；
•三是，组卷情况（如：立卷人、检查人及其时间）。
•备考表应放在卷内所有文件之后。
8、文件修复与案卷装订：
•（1）案卷装订前要去掉文件、图纸上的金属物；装订线外有字迹的，要加边托裱；小页纸张要裱糊成该卷统一的纸张大小（16K或A4纸）；对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
•（2）、装订一般应做到两边齐。左边装订，左、下边要齐；右边装订，右、下边要齐。采用三孔双线结扣法装订，装订要结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。（拿已经装订好的案卷举例，示范）
•3）文字材料装订；图纸不装订；外文资料保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、装订形式。
•4）印刷成册的尽是保持原面貌，加上卷皮。
9、案卷封面书写规范：
•（1）案卷封面和脊背的编制
•（2）填写要求：
• 1）统一使用档案行政管理部门印制的符合国家标准的档案卷皮、科技档案盒。
样本
样本
•2）、案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写（用碳素墨水）或打印。逐项按规定填写清楚，一般包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等。卷脊项目：保管期限、档号、案卷题名。
•3）案卷题名要结构完整，能简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
案卷标题拟制
•第一、十类使用文书档案案卷标题结构，即由责任者、问题、文件名称三部分组成。责任者使用通用简称，一般不超过三个，文件名称使用卷内比较重要或出现次数较多的名称，一般不超过三个。案卷题名字数不超过50字。
•如：安康市政府、安康市水利局、普查办关于水利普查工作的通知、意见、批复
•第二至九类属科技档案，使用科技档案案卷题名结构，即由项目名称或代字、代号和问题、种类、阶段及名称两部分或三部分组成。
•如：第一次全国水利普查（项目名称、代号）安康市XX河流普查采集数据材料
•第一次全国水利普查（项目名称、代号）安康市XX河流水文实测数据材料
•第一次全国水利普查（项目名称、代号）安康市XX河流气象数据材料
•第一次全国水利普查（项目名称、代号）安康市XX河流遥感影像图、地图、地形图、数字线划图（DLG）
•从归档范围来看，水利普查档案案卷标题既有文书案卷标题结构形式，又有科技档案案卷标题结构形式，还有材料标题结构形式，我们在拟制时注意区分，准确拟定。
案卷标题的拟制
•一般从卷内文件目录所列文件题目着手，从同一类问题、种类、阶段的文件题目中提取能够概括揭示文件内容的4－5个字，这样一个卷内2－3个问题、种类、阶段的文件内容就体现出来了，加上责任者、文件名称，就构成了完整的案卷标题。
•简单的说：水利普查档案案卷标题拟制的初形，已经在归档范围的条款中列出，只要加上责任者就成为案卷标题。
例如：
•1.18 公开出版或内部编印的水利普查材料
•水利部水利普查办（陕西省水利普查办）关于公开出版或内部编印水利普查的材料（通知、书籍、简讯）
•3.1.4 水库普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、汇总一览表和汇总表
•陕西省安康市XX水库普查清查表、动态指标原始记录表、普查表、汇总一览表和汇总表
4）立卷单位：
•应统一为水利普查机构名称。
•课件为文件组卷部门或项目负责部门
5）档号：
•一般由全宗号、分类号、案卷号三部分组成。水利普查档案中所设立的档号是指由分类号和案卷号组成的档号。
•分类号：包括项目代号、分类号、目录号、保管期限
•在水利普查档案中包括项目代号、分类号。
•案卷号：按照一定顺序排列后的流水号。
•简单说：就是项目代号、分类号、案卷号三部分。
填写方法：
•封面和卷脊档号的填写都使用铅笔，待移交确定后再正式填写。
项目代号：
•使用水利普查机构提供的档案编号方案中确定的项目代号。例如：第一次全国水利普查XX省XX市XX县区或是用拼音字母简写的代号。
•像上次给市水利局整理的西坝防洪工程档案的项目代号AKXBFH-1/I。
•档号构成：全宗号―工程项目代号―保管期限―档案分类号―件号。
•如：AKXBFH-1/I-永久-A-001
类目设置：
•按照国家档案局重点工程档案类目设置和国家水电工程项目档案类目设置要求，按工程阶段进行分类，简化设置为前期工程建设类（代号A）、工程管理类（代号B）、施工、监理工程建设类(代号C)、竣工验收类(代号D)四大类。
• 目前，水利普查项目档案代号编制方法由项目代号+分类号+案卷号组成：
SP1－1－1、2、3……n SP1-2-1、2、3……n
SP1－3－1、2、3……n SP1－4－1、2、3……n
SP1－5－1、2、3……n SP1－6－1、2、3……n
SP1－7－1、2、3……n SP1－8－1、2、3……n
SP1－9－1、2、3……n SP1－10－1、2、3……n
•项目名称为SP1 即全国第一次水利普查
•分类号。即《水利普查档案归档范围和保管期限表》设定的数字代号作为分类号。如：十类代号1、2、3、4、5、6、7、8、9、10
•有属类的分类号：2.1（河流普查）、2.2（湖泊普查），以此类推。见幻灯69－104，即普查的八个专业类别中都有属类。
案卷号：是在所有案卷整理完成后，按照一定的排列方法全部固定位置后编制的流水号。
按照水利普查档号编号方案，应在一个大类中编制一个流水号。
案卷号的设置一般不超过1000卷，就是只排列到999号。超过1000卷的另起一本目录从1开始编制。
例如：
•水利普查档案档号的构成：第一次全国水利普查XX省XX市XX县区SP1―1（管理类）－001
•第一次全国水利普查XX省XX市XX县区SP1―2（河湖基本情况普查）－009
•第一次全国水利普查XX省XX市XX县区SP1―9（规模以下机电井）－451
档案馆号
•6）档案馆号由档案馆编制正式档号
10、案卷排列：
•案卷排列原则：应遵循文件材料的形成规律，将内容或问题相同、相似的案卷，尽是排列在一起。
•案卷排列应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。
•（1）案卷排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。
•（2）应严格遵守分类方案，结合保管期限进行排列，力求保持卷与卷之间的有机联系。
•（3）、按照案卷排列顺序编制案卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
•简单的说：就是按照《水利普查档案归档范围和保管期限表》设定的分类方案和排列顺序结合保管期限进行排列，由档案室编制档案室案卷号。移交档案馆后由档案馆编制档案馆号。按照水利普查档案管理培训后的最新要求，是在一级类目中按照时间顺序进行混排。
例如：
•第一类管理性文件共有23款，其中永久的有12款，其余的为30或10年。将永久的案卷按照条款所列顺序按照年度进行排列；将30年的案卷按照条款所列顺序按照年度进行排列；将10年的案卷按照条款所列顺序按照年度进行排列后，将永久、30年、10年的案卷编制一个流水号。其它类别相同。
档案室案卷号排列方法：
•在分类方案中，同一类别、同一保管期限下编制一个流水号。
•或在分类方案中，同一保管期限下，按照类别排列顺序将案卷进行排列，编制大流水号。
•还有一种就是不考虑保管期限，按照分类方案中的排列顺序编制大流水号。
•目前，水利普查档案案卷排列主要是按照十大类，各自为一类，再根据科技文件材料时间的先后顺序，不分保管期限连续排列。在一个大类中编制一个案卷流水号，这样十个大类要编制10个流水号。
11、编制案卷目录 （样本）
案卷目录项目、填写方法
•案卷目录：序号、档号、案卷题名、起止日期、总页数、保管期限、备注。
•填写方法：档号－填写编制好的档号。
•如：SP1-1-001 SP1-2-009（SP1为项目代号、－1为类别代号、
－001、009为案卷号）。
•案卷题名－照案卷封面拟制好的案卷标题抄录。
•起止日期－案卷内部科技文件材料的最早日期和最晚日期，最好使用8位数分两行填写或 20120105－20101228
•页数－填写案卷内的总页数，即在卷内文件目录上最后一份文件的止页。
•保管期限－按照案卷封面上的保管期限填写。
•备注－一般不填写。
注意问题
•（1）、编制案卷目录应以全宗为单位，即第一次全国水利普查档案为一个全宗。
•（2）必须根据规范著录要求编制机读案卷级目录。案卷目录上的题名应和案卷上的题名完全一致。
•（3）编写整理编目说明。主要说明使用案卷目录和利用档案时需要了解的情况，如案卷数量、分类原则、整理情况、存在问题及其他需要说明事宜。
•（4）、案卷目录应打印并装订成册，封面写明全宗名称及全宗号等。
案卷整理总结
•至此，案卷的整理工作全部完成。我们再回顾总结一下案卷整理工作程序及要求：
•1、收集：按照制定的《第一次全国水利普查档案归档范围和保管期限表》，收集应归档的水利普查管理性文件和普查科技文件材料。
•2、分类：对收集到的文件材料按照《第一次全国水利普查档案归档范围和保管期限表》进行分类，共分为十类。
•3、划分期限：照《第一次全国水利普查档案归档范围和保管期限表》在分好类别的文件材料基础上，划分保管期限。将永久、30年、10年三个期限的文件材料区分开来。
•4、组卷：按照《第一次全国水利普查档案归档范围和保管期限表》，在经过分类、划分期限后，按照问题、种类、阶段进行组卷，将归档的水利普查科技文件材料按照分类方案中的条款，组成若干个案卷。
•5、编制页号：对每卷从第1页开始编制流水号。
•6、制作填写卷内文件目录：一般是在档案管理软件上进行卷内文件目录的输入、打印。也可以在计算机上按照规定的规格自行制作卷内文件目录，然后输入、打印。还可以手工抄写。
•7、草拟案卷封面内容：用半张纸按照案卷封面内容草拟所有内容。案卷标题－根据卷内文件目录抄录的文件标题，按照拟制方法要求草拟在纸上，有不合适的可以进行再修改。起止日期、档号等。用曲别针别在案卷封面上。
•8、检查：对前7项进行检查，看在分类、期限划分、编号、填写、拟制等方面有没有错误或要调整、修改的地方。
•9、装订案卷：对组好的案卷，按照三孔双线要求进行装订，图纸按照规定规格大小折叠按卷装入盒内。装订时注意将卷内文件目录放在首页。案卷装订采用软卷皮，使用档案部门监制的产品。
•10、案卷封面填写：分档案盒封面填写和盒内软卷皮封面填写，填写的内容是一样的。按照草拟好的案卷封面内容，在计算机上按照规定的规格打印后，贴在案卷的软卷皮上。盒面的可以在计算机上打印成条状，剪下后贴在盒面相应的位置。同样盒脊填写了可以方法。注意档号暂时用铅笔填写。
•11、填写备考表（已经讲过）
•12、案卷排列（已经讲过）
•13、编制案卷号：在排列好的案卷上用铅笔编制流水号，再用铅笔填写档号。档号也可以在计算机上打印成条状，剪下后贴在盒面相应的位置，这一步是在案卷全部固定位置后，不再调整的情况下使用的方法。
•14、制作案卷目录：一般是在档案管理软件上进行案卷目录的输入、打印。也可以在计算机上按照规定的规格自行制作案卷目录，然后输入、打印。还可以手工抄写。加上案卷目录封面。
第五部分 水利普查档案的验收工作
•请大家看手中的文件。
•水利部、国家档案局 水办［2012］249号
•关于印发《第一次全国水利普查档案验收办法》的通知
结束语
•今天的课就讲到这里。由于对水利普查工作还不是十分熟悉，讲课中难免有考虑不周或没有讲到的地方，下来后，我们可以共同探讨。
•谢谢大家！
