[档案法解读六]如何做好档案工作监督指导-安康市档案局

[档案法解读六]如何做好档案工作监督指导

作者：刘东斌　　发布时间：2021-06-21 16:46　　

这次谈谈学习新修订的《档案法》，做好档案工作监督指导。
1、学习新修订的《档案法》，分清档案业务指导与档案执法监督标准的区别
2020版新修订的《档案法》第八条规定：“县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”此条规定了档案行政管理部门对档案室（机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构）的两大职责：监督和指导，也就是常说的档案业务指导与档案执法监督。我们知道档案工作是一项业务性很强的工作，不管是档案业务指导还是档案执法监督，都有可能涉及档案业务标准的问题，那么，档案业务指导与档案执法监督的标准一样不一样呢？显然不一样，如果一样了，那么，档案业务指导与档案执法监督就没有区别了。就档案业务指导与档案执法监督的目的来说，档案业务指导是为了提高档案室的档案管理水平为目的的。因此，档案业务指导是按照档案管理的高标准来进行的。而档案执法监督是为了使档案室遵守有关的档案法律规定要求为目的的，档案法律的规定一般是规定的最低要求。因此，档案执法监督也就是按照档案法律规定的最低标准来进行的。不仅如此，还有档案业务指导的标准内容多，而档案执法监督的标准内容少，这就是两者的区别。
2、学习新修订的《档案法》，理清对档案室业务指导的内容标准和方法
对档案室的业务指导工作可以说是档案行政管理部门最平常的工作了，如果说做档案业务指导的不了解业务指导标准，好像是对做档案业务指导工作的人员不尊重。但是，我们不得不承认，以往的档案室业务指导的内容标准和方法是有偏差的。这是因为，在局馆合一的体制下，档案行政管理部门的工作大都是围绕着档案馆工作进行的，档案业务指导主要就是指导档案室按照进馆的标准整理档案。最典型的做法就是由档案局的名义出台《档案馆接收进馆标准》之类的标准，作为业务指导的标准。现在局馆分设了，档案馆成为独立的法人单位，不仅是档案行政管理部门的行政相对人，而且，是与档案室同等地位的行政相对人。因此，档案行政管理部门不能为档案馆量身定做业务指导的标准和方法了。而且，新修订的《档案法》在许多方面都做了相关的规定，需要档案行政管理部门兼顾档案馆与档案室两方面的利益。这就需要档案行政管理部门对档案室业务指导的内容标准和方法要采取不同于以往的新的标准和方法。
例如，2020版新修订的《档案法》第十五条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。”这就要求档案行政管理部门的档案业务指导要兼顾档案馆与档案室两者的需求。对于那些有档案进馆义务的立档单位，对其需要进馆的那一部分档案，尽量推荐使用有关的国家规范档案工作的“规范标准”来整理档案。对不需要进馆的档案，比如保管10年期限的档案，可以不按有关档案的国家标准、档案行业标准来整理档案，可以自由选择其他档案整理方法整理。对于那些没有档案进馆义务的单位，可以允许他们自由选择整理方法整理档案，但是，必须做到整理有序，有目可查，这是最基本的要求。
3、学习新修订的《档案法》，理清对档案室执法监督的内容标准和方法
以往对于对档案室的执法监督，同样存在着与档案业务指导一样的问题，这就是对档案室的执法监督，大都是有意无意地围绕着档案馆的工作来进行的，甚至是带着档案馆的具体业务任务去执法监督的，这样的对档案室的档案执法监督几乎成为专门为完成档案馆任务量身定做的。现在局馆分设了，档案馆与档案室成为同等地位的行政相对人了。因而，档案行政管理部门就不再能为档案馆量身定做执法监督的内容标准和方法了。而且，新修订的《档案法》第四十二条明确规定档案馆和档案室都是被档案行政管理部门监督的对象。而以往的档案执法监督的内容标准和方法显然已经不能适应局馆分设的体制和新修订的《档案法》的规定了，这就需要档案行政管理部门对档案室执法监督的内容标准和方法要采取不同于以往的新的标准和方法。
对档案室的执法监督的内容标准和方法就要按照2020版新修订的《档案法》规定的内容进行检查，不能超出这个范围，超出这个范围就是档案行政管理部门越权了。2020版新修订的《档案法》第四十二条对此已经规定了比较详细的检查内容范围：“（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；（三）档案工作人员管理情况；（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。”虽然，新修订的《档案法》第四十二条做了比较详细的检查内容，但是，仍然需要对照新修订的《档案法》其他条款规定细化，例如，对于档案工作责任制和管理制度落实情况，还需要按照第十二条的规定，看看其是否建立档案工作责任制和依法健全档案管理制度；按照第十三条的规定，看看其是否将直接形成的对国家和社会具有保存价值的材料纳入归档范围；按照第十四条的规定，看看其是否定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理应当归档的材料等等。