关于印发《陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》的通知

各设区市（杨凌示范区）档案局、省直各部门：
  为进一步加强档案信息化工作，加快全省档案信息数据库建设步伐，实现档案信息资源共享，进一步提升各级综合档案馆为各级党委、政府，为社会各界提供档案信息资源服务的能力和水平。根据国家和我省有关档案工作业务规范，结合我省实际及全省档案信息化工作座谈会的讨论意见，特制定《陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》。现印发给你们，请遵照执行。
附件：1、《陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）》
        

                                                                                                           二〇〇九年十月二十六日

   陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）

                                                                                                                    陕西省档案馆

                                                                                                                         2009年

目    录

1 、档案数字化领导机构方案
2、 需数字化的档案确认规范
3 、纸质档案数字化技术规范
4 、纸质档案数字化方式
5 、档案数字化加工流程图
6 、档案数字化的前处理工作规范
7 、档案数字化的后处理工作规范
8、 数据验收
9、 数字化工作设备技术标准
10、管理制度

档案数字化领导机构方案

    为加强对档案馆数字资源建设工作的协调领导，特成立数字档案馆资源建设协调领导小组。（以下简称领导小组）
    一、领导小组职能：制定档案数字化的总体规划和年度计划，保证项目的外部环境、内部条件、决策目标的动态平衡，实现管理决策所制定的各项目标。
    二、目标：实施有效的组织、协调、激励工作，保证档案数字化计划的顺利实现。
    三、领导小组组成：
   （一）组长：
   （二）副组长：
   （三）办公室：负责协调、联络各相关处室。
   （四）办公室下设机构：
    1、规范制定组：负责起草制定档案数字化过程中需制定的相关规范及技术标准。
    2、前处理组：负责调、归卷以及案卷的前期整理工作，确保档案在进行数字化加工之前案卷的质量达到规范要求。
    3、综合保障组：负责加工场地的落实，水、电保障工作，负责加工单位工作人员的出入管理以及项目资金保障工作。
    4、数字化生产组：负责数字化加工过程中的相关技术工作、在线抽检工作、部分特定档案的具体数字化工作。以下简称数字化组。
    5、验收组：负责调、归卷的质量检查及最终加工数据的验收。

需数字化的档案确认规范

    目的：确定需数字化处理的档案范围。
    一、需数字化的档案的确认原则：
   （一）纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
   （二）价值性原则，属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
   （三）实用性原则，就是体现档案的最终价值原则，档案最终目的就是对利用者提供利用，所以要确定那些档案具体需要进行数字化加工，一个重要的衡量条件就是看档案的利用率高低。
    二、需数字化处理的档案的范围：
   （一）纸质档案
    纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。
    1、文书档案：文书档案数字化范围包括永久和长期保存的开放档案。
    2、专门档案：可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化。
   （二）照片档案的数字化范围：
    1、工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的照片。
    2、上级领导、社会著名人物检查、视察、指导工作形成的照片。
    3、历届领导人的照片。
    4、重大活动的照片。
    5、重要外事工作形成的照片。
    6、获得省级以上各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片。
   （三）录音录像档案的数字化范围：
    1、工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的录音、录像带。
    2、上级领导、社会著名人物检查、视察、指导工作形成的录音、录像带。
    3、重大活动的录音、录像带。
    4、重要外事工作形成的录音、录像带。
    5、重大事件、事故形成的录音、录像带。
    6、新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。

 纸质档案数字化技术规范

一、范围
本规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本规范适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
二、规范引用文件
DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范。
三、术语和定义
下列术语和定义适用于本规范。
（一）数字化digitization
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
（二）纸质档案数字化digitization of paper-based records
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
（三）数字图像digital image
表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
（四）黑白二值图像binary image
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
（五）连续色调静态图像continuous-tone still image
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种模式。
（六）分辨率resolution
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
（七）失真度distortion measure
对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何钾方面的偏离程度。
（八）可懂度intelligibility
数字图像向人或机器提供信息的能力。
（九）图像压缩image compression
消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。
四、纸质档案数字化基本要求
（一）基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
（二）过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
2、纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
五、档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
（一）分配档案定位符
对已应用档案定位符技术的档案馆，按照分配好的定位符范围打印定位符，并按照粘贴规则将其粘贴在档案上。未应用档案定位符技术的档案馆直接进行目录数据准备工作。
（二）目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
（三）拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
（四）页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
（五）档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（六）装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内文件的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
六、档案扫描
（一）扫描方式
1、根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
2、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。
（二）扫描色彩模式
1、扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描。
3、页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描。
4、页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
（三）扫描分辨率
1、扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
2、采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
3、数码相机拍摄精度应达到800万像素。
5、扫描图像缩放比应为100%；用数码相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。
6、照片档案数字化应采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。
（四）扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
七、图像处理
（一）图像数据质量检验
1、对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
2、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
3、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
4、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
5、认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
（二）纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（三）去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（四）图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（五）裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
八、图像存储
（一）存储格式
1、扫描的图像应保存为TIF格式或JPG格式，一般黑白二值图像保存为TIFF(G4)格式，灰度或彩色图像保存为JPG格式；数码相机拍摄的图像应保存为JPG格式。
2、以单份文件为单位存储为PDF格式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
（二） PDF文件的命名和存储
1、传统卷内文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。例如123-1-23-4.pdf。
2、以件为保管单位的文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。例如123-1-4.pdf。
九、目录建库
（一）数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
（二）档案著录
按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》的要求进行著录，建立档案目录数据库。
（三）目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
十、数据挂接
（一）汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，实现批量、快速挂接。
（二）数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时要认真核查每一份图像文件的名称正确与否，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过档案定位符实现每一份图像文件与档案目录数据库中该份文件关联关系。
（三）认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
十一、数据验收
（一）数据抽检
1、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
2、一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。
（二）验收指标
1、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
2、 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
（三）验收审核
验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
（四）验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
十二、数据备份
（一）备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
（二）备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，应采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
（三）数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
（四）备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
（五）备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
十三、数字化成果管理
（一）应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
（二）纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

  纸质档案数字化方式

档案馆纸质档案数字化一般采用的方式有两种：
一、馆内组织人员或外聘人员。一般是利用档案馆的档案管理系统中的录入模块进行条目的录入，扫描的原文图像文件利用软件的功能进行挂接。验收这些数据采用档案管理系统自带的统计、检索功能进行。
二、外包。一般由外包公司利用自有软件录入和扫描，每隔一定周期给档案馆提交一次条目数据与原文数据，提供的条目数据格式采用xml格式（详见“数据交换格式”），原文数据采用pdf格式（详见“纸质档案数字化技术规范”）。验收这些数据有两种方式：一是转入档案管理软件中进行验收，二是用专门的验收软件进行验收，发现错误返回外包公司修改，外包公司修改后重新提交这部分数据，经验收无误后分批次转入档案管理系统。

档案数字化加工流程图

档案数字化的前处理工作规范
一、领导小组制订出档案数字化工作计划。
二、前处理组依据工作计划给出调卷单，并依照调卷单负责落实调卷工作。
三、验收组负责对调得的档案进行前期质量检查工作，对于质量不合格的档案需要交回前处理组重新整理。
 有以下情况的案卷视为质量不合格案卷：
1、案卷题名不清或无题名。
2、案卷无档号或者档号重复。
3、案卷无卷内目录或者卷内目录不正确。
4、卷内文件页码不正确，例如重编或者漏编页码。
5、未进行解密划控鉴定的案卷。
四、数字化组负责给加工单位分配本批次档案定位符。
五、验收组将检验合格的档案交由加工单位开始进行数字化加工。
（案卷实体流程图如下）
 
                                                                    档案数字化的后处理工作规范

一、加工单位将加工好并已装订的档案交回验收组。
二、验收组对加工好并装订的档案实体进行质量检查，登记，对于整理装订不合格的档案要退回加工单位重新整理。
出现以下情况的为整理不合格档案：
1、卷内文件前后顺序不正确。
2、卷内文件不完整，或者出现因对案卷加工引起的纸张残缺。
3、装订方式不符合档案装订规范。
三、前处理组对加工好档案依照归卷单归卷。

数据验收

一、数据验收
（一）数据抽检
1、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
2、 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。
（二）验收指标
1、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
2、 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，给予以验收“通过”。
  合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
（三）验收审核
验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
（四）验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
二、案卷质量验收
（一） 调卷后案卷质量的验收：前处理组按照调卷单调取案卷后，由验收组按照一定标准检验案卷整理情况是否准确无误。
（二） 数字化加工后案卷质量的验收：验收组在加工单位将装订好的档案交回后对其完整性及装订情况进行检查。
（三）以上两项检查都要求案卷质量必须全部合格，并要填写相应的验收单。
案卷整理依据规范：
DA/T  22-2000 归档文件整理规则
《陕西省归档文件整理实施细则》

数字化工作设备技术标准

需要用到的工作设备如下：
笔记本电脑：用于加工生产线各环节数据的随机抽检，普通档次。
数据抽检、验收台式电脑：普通档次。
扫描图像处理用台式电脑：酷睿2双核及同档次以上cpu，内存2G以上、硬盘500G以上，带1G以上显存独立显卡。
1000G移动硬盘：用于数字化生产线加工数据的转移、存储、备份。
高速扫描仪：A4幅面彩色，分辨率600dpi以上，30页/分钟以上，48位色，自动送稿器，usb2.0或scsi接口。
平板扫描仪：A3、A4幅面彩色，分辨率600dpi以上，48位色， usb2.0或scsi接口。
胶片扫描仪：用于扫描缩微胶片，规格根据胶片情况定。
零边距扫描仪：用于某些特定的无法拆卷，案卷质量较差的档案的扫描。
激光打印机：普通A3幅面激光打印机。
手持式条码扫描枪：用于随机抽检数据，普通档次无线扫描枪。
DVD刻录机：用于数字化加工数据的脱机备份，普通档次。
数码相机：用于拍摄需数字化的机密档案，800万像素以上、微距拍摄效果好的。

管理制度

一、工作人员要求工作认真，有高度责任心。保证各项工作计划能顺利，按时完成。
二、 遵守各项规章制度，按时上下班，严格遵守劳动安全卫生制度。
三、工作人员以及加工单位人员必须遵守的工作制度。
1、必须遵守中央文件规定的十条保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。
2、要严格执行档案的调归卷制度，建立完善的登记制度。发现问题及时处理。
3、要随时检查本室安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决，离开档案室时，必须锁好卷橱，关好电源及门窗。
4、加工场所严禁吸烟，以防火灾。
5、加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安定因素。
四、加工单位人员应有一定的文化素质；能熟练的使用计算机，工作效率高，出错率低；工作认真负责；有高度的责任心，能保证档案的安全与完整性，不将档案的内容外传；应按照要求，按时完成规定的工作数量，并达到规定的质量标准。
五、加工单位的安全管理制度
1、加工单位的工作人员进出单位必须出示出入证。
2、加工单位应遵守我方的规章制度；严格遵守劳动安全卫生、工作制度和工作规范；按时上下班，保持机房内整洁及卫生。
3、由加工单位对全体参与加工人员组织定期的安全保密教育，将安全保密守则内容作为定期考核内容，做到制度上墙、人人熟记、事事执行。
4、凡进入加工处理现场的设备原则上在加工工作未完成之前不得离开加工现场；对由于检修等特殊原因需离开加工现场的设备，需经档案馆技术人员检测后同意时方可办理手续移出加工现场；所有进入加工现场的人员一律不得携带U盘、MP3播放器、移动硬盘等可移动存储设备，违反者一经发现立即没收。加工工作完成后所有可存储设备需经档案馆技术人员完成痕迹清除工作后方可撤离。
六、加工单位有下列情形之一，档案馆可以解除本合同：
1、严重违反劳动纪律或对档案馆利益造成重大损害的。
2、泄露档案内容，给档案馆造成严重损失。
3、不能胜任劳动合同约定的工作，经过培训或调整仍不能胜任工作。